Externalisation Logistique

Les opérations logistiques sont de plus en plus fréquemment externalisées par les entreprises commerciales, industrielles ou agricoles. Des prestataires spécialisés prennent en charge, en partie ou en totalité, la gestion des stocks ou des entrepôts, la préparation et l’envoi des commandes, le transport et la livraison, ainsi que les démarches administratives liées à ces activités. Si l’externalisation logistique comporte de nombreux avantages, il ne s’agit pas d’une solution universelle. Une analyse approfondie des besoins et des risques est donc indispensable pour garantir le succès de la démarche.

Qu’est-ce l’externalisation logistique et comment faire ?

Face à la complexité croissante de la chaîne d’approvisionnement, l’externalisation logistique se présente comme une solution de plus en plus courante pour les entreprises. Cette décision stratégique, qui consiste à déléguer la gestion de leur supply chain à un prestataire externe, leur permet de se focaliser sur leur cœur de métier et gagner en efficacité opérationnelle, et in fine, de booster sa croissance.

La démarche offre une grande modularité. En fonction de son activité, de ses besoins et de ses contraintes, chaque entreprise peut choisir de confier tout ou partie des tâches suivantes :

• packaging personnalisé des produits, ajout d’accessoires, etc. ;
• entreposage sécurisé des matières premières ou des produits finis, gestion des stocks ;
• préparation des commandes : picking, emballage, étiquetage ;
• expédition : gestion des transporteurs, suivi des livraisons ;
• acheminement des colis en France et à l’étranger.

Les avantages de l’externalisation logistique

En se tournant vers un partenaire de confiance, l’entreprise laisse davantage de temps à ses salariés pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, sur la relation avec les clients et le développement de l’activité. Mais une telle démarche présente d’autres avantages non négligeables.

Gain en productivité

Le prestataire logistique dispose des infrastructures adaptées, des engins, des dernières technologies et des logiciels nécessaires pour accomplir toutes les tâches liées à la supply chain. De plus, ses équipes possèdent l’expertise et l’expérience requises. Les entreprises clientes bénéficient donc de solutions performantes qui leur font gagner en efficacité, en visibilité et jouissent de la meilleure expérience client possible.

Gain en flexibilité

Un partenaire logistique tiers peut procéder à des ajustements très rapides en termes de main-d’œuvre, d’aménagement de l’espace, etc., en fonction des besoins réels de ses clients. Il a en outre les moyens d’absorber les pics saisonniers, en transférant temporairement du personnel et du matériel entre deux sites ou entre deux activités.

Autre attrait pour les entreprises clientes désireuses de s’étendre à d’autres canaux de distribution, le processus peut se faire plus simplement grâce au réseau et aux ressources de son partenaire logistique.

Réduction des coûts et des risques

Proposant ses services à de nombreux clients, le prestataire externe mutualise ses infrastructures et engrange des économies d’échelle dont il fait profiter ses clients. De plus, il a les moyens de réaliser les investissements en personnel et équipements hors de portée des TPE et PME, qui réduisent leurs coûts de fonctionnement. Enfin, même en cas de forte variation des coûts dans certains domaines de la logistique, la hausse est lissée sur tous les clients, ce qui limite une éventuelle augmentation tarifaire individuelle.

L’externalisation de votre logistique décharge par ailleurs l’entreprise de nombreuses contraintes :

• le respect des obligations légales pour le personnel (notamment les chauffeurs) ;
• la maintenance ou le remplacement des machines ;
• la gestion administrative du personnel, avec le recrutement, les absences, les arrêts maladie, la paie, les licenciements…

Limites et inconvénients de la force de vente externalisée

Pour autant, les multiples attraits de l’externalisation logistique ne doivent pas faire oublier certaines limites à intégrer dans la réflexion pour maximiser les retombées positives.

• En confiant partiellement ou intégralement sa logistique à un prestataire externe, l’entreprise perd la maîtrise sur ce volet. Elle devient tributaire de ce dernier pour avoir de la visibilité sur ses flux.
• En outre, toute défaillance du sous-traitant externe rejaillit sur le donneur d’ordre, sur les plans commercial et financier. Délais de livraison trop longs, erreurs sur la marchandise, quantités erronées, casses, vols, pertes… sont autant de motifs d’insatisfaction pour les clients finaux, qui peuvent affecter la renommée de l’entreprise. Il faut également compter avec les éventuelles pénalités de retard, les surcoûts liés aux dédommagements et retours…
• Pour des produits exigeant un traitement spécifique ou pour des volumes relativement faibles, passer par un tiers peut coûter très cher. En outre, il faut potentiellement ajouter à la facture les frais de contrôle qualité et d’assurance pour couvrir les risques de dommages pour les marchandises sensibles.
• La confidentialité des données représente aussi un inconvénient majeur de l’externalisation logistique. En effet, le prestataire dispose de toutes sortes de données précieuses concernant les clients de l’entreprise qui ne doivent pas finir entre les mains des concurrents : détails des commandes, adresse physique, interlocuteur… L’insertion de clauses spéciales dans le contrat est indispensable pour se prémunir de la fuite d’informations par ce biais.

Comment réussir l’externalisation de sa logistique ?

La mise en place d’une stratégie d’externalisation logistique ne s’improvise pas. Quelques précautions essentielles sont à prendre pour éviter les écueils et garantir une collaboration fluide avec un sous-traitant qui comprend les attentes du client et a les capacités de les satisfaire.

La définition des besoins

La première étape consiste à analyser les bénéfices, inconvénients et coûts de l’externalisation logistique en comparaison avec une gestion internalisée. Vient ensuite l’établissement de la liste des opérations à déléguer à ce dernier, et le cas échéant, celles qui continueront à être assurées par les équipes en interne. Il importe de préciser :

• les tâches,
• les types et quantités de marchandises à transporter et/ou à stocker avec les contraintes y afférentes,
• le volume de commandes à traiter par semaine/mois… et les délais de livraison,
• les exigences en matière de conservation, de conditionnement et d’expédition,
• la zone géographique servie (France, Europe, international),
• les modalités de transport, routier, fret maritime et/ou aérien par exemple.

L’élaboration du cahier des charges

Tous ces éléments sont à formaliser dans un cahier des charges, qui fixe les obligations respectives des deux parties. En plus des détails des prestations, l’entreprise a intérêt à imposer des indicateurs de performance, complétés si nécessaire par des sanctions pour pertes, retards, et autres manquements aux termes de l’accord. Le niveau d’accompagnement demandé doit être réalisable par le prestataire.

La comparaison des offres

Bien entendu, lancer un appel d’offres est indispensable afin de disposer de plusieurs propositions à mettre en concurrence. En outre, le prix est un critère primordial. Au-delà des prestations récurrentes, il convient de tenir compte des coûts annexes tels que ceux liés à la transition, ou encore à une éventuelle clôture de l’entrepôt.

Les ressources (humaines, matérielles et technologiques) que chaque prestataire est en mesure de mobiliser pour satisfaire les exigences de son client, ainsi que son mode de gestion et d’organisation, constituent également un volet important à analyser avant d’arrêter son choix.

Déploiement d’un système de suivi et de communication

Lorsque la décision d’outsourcing est confirmée, la mise en place d’un système de communication est fortement conseillée. Il existe aujourd’hui des outils numériques très complets et performants pour suivre la situation des stocks, des commandes et des livraisons en temps réel. Cette solution doit également permettre un contrôle continu de la performance du prestataire. Des réunions régulières sont recommandées pour faire un point, et si besoin, apporter les ajustements nécessaires. Ces rencontres sont autant d’occasions de construire une véritable relation de confiance avec le sous-traitant sur le long terme.