Externalisation informatique

L’informatique, plus exactement le numérique, est désormais indispensable pour optimiser la rentabilité et la compétitivité de toute entreprise. La gestion de ce volet peut tout à fait se faire en interne, mais il est de plus en plus courant d’en confier l’administration à un prestataire externe, un tiers – souvent un « infogérant » – qui aura la charge de l’exploiter et d’en assurer la maintenance.

Qu’est-ce que l’externalisation informatique (IT) et comment faire ?

L’outsourcing, également connu sous le nom d’externalisation informatique, est un processus par lequel les entreprises délèguent tout ou une partie de leurs services informatiques à des prestataires extérieurs. Cette pratique est largement répandue à l’heure actuelle, où de nombreux aspects peuvent être externalisés, tels que :

• le stockage de données,
• le développement de logiciels,
• la conception des sites web,
• la gestion de l’infrastructure informatique.

L’externalisation informatique permet ainsi aux organisations, en particulier aux PME, de bénéficier de l’expertise et des ressources qu’elles pourraient ne pas disposer en interne.

Concrètement, on distingue trois types d’externalisation :

• l’onshoring, qui consiste à confier les processus informatiques à des entreprises nationales,
• le nearshoring, dans lequel les prestataires de services sont implantés dans des pays proches géographiquement pour optimiser la collaboration,
• l’offshoring, qui implique de faire appel à des consultants basés dans des régions encore plus éloignées (l’Inde fait partie des exemples les plus courants).

Chaque stratégie d’externalisation offre ses propres avantages en fonction des besoins et des objectifs de chaque organisation.

Quels services informatiques peuvent être externalisés ?

De nos jours, une vaste gamme de services informatiques peut être externalisée, comme évoqué plus haut, allant du développement d’applications, à la création de contenus multimédias et de jeux, en passant par la conception et la maintenance de sites web.

En outre, des volets plus pointus, comme la transformation numérique ou la gestion des performances d’entreprise (EPM), peuvent désormais être externalisés.

Les organisations peuvent aussi solliciter une expertise externe pour ce qui a trait au référencement web (SEO), au marketing en ligne et à la communication numérique, ainsi qu’aux solutions numériques globales adaptées aux PME.

Différence avec l’infogérance

L’externalisation informatique et l’infogérance sont des notions désormais courantes et bien qu’elles semblent similaires en apparence, il en demeure quelques nuances, ainsi il est nécessaire de les spécifier.

• L’externalisation informatique implique le transfert de responsabilités à une entité externe pour des activités qui étaient autrefois traitées en interne. Cette pratique concerne généralement des tâches périphériques par rapport à la mission principale de l’entreprise.
• À l’inverse, l’infogérance représente une forme plus complète d’externalisation, se déclinant en plusieurs « formats » tels que l’infogérance globale, applicative ou d’exploitation.

La différence fondamentale entre l’externalisation et l’infogérance réside dans l’étendue des services et le degré de contrôle. Alors que l’externalisation se concentre sur des projets ou des missions spécifiques, l’infogérance englobe la gestion partielle ou totale du système d’information (SI) de l’entreprise, offrant ainsi une solution plus intégrée et proactive.

Les avantages de l’externalisation informatique

L’externalisation présente quelques avantages à prendre en considération.

La qualité du matériel

Dans un souci de fournir la meilleure prestation et un service de qualité aux organisations qui font appel à eux, les prestataires se dotent généralement d’un matériel performant (ce qui se fait de mieux sur le marché). Pour l’entreprise donneuse d’ordre, cela représente des économies non négligeables puisqu’elles peuvent donc se passer de l’achat d’équipements coûteux.

L’accès à des compétences et à une technologie de pointe

L’externalisation informatique permet également à l’entreprise donneuse d’ordre d’accéder à des solutions performantes, à la pointe de la technologie.
Ces moyens sont combinés à une expertise pointue, évitant ainsi aux entreprises d’investir dans des formations coûteuses pour leurs collaborateurs.

La réduction des coûts et une meilleure planification budgétaire

L’externalisation de l’informatique permet aux organisations qui y ont recours de réaliser des économies substantielles. En effet, elles n’ont plus à assumer les dépenses liées à l’achat, à l’entretien et à la mise à jour du matériel et des outils logiciels. Une étude révèle d’ailleurs qu’une PME consacre en moyenne 4,7 % de ses revenus à la gestion de son SI.

Avec un forfait mensuel connu à l’avance, le donneur d’ordre peut planifier de manière plus efficace son budget et se préserve des surprises dues à des aléas ou à des mises à niveau imprévues.

Un gain en flexibilité

Confier les services informatiques à un prestataire externe présente de nombreux avantages en termes de flexibilité et d’évolutivité.
D’une part, les prestataires externes s’adaptent aux besoins changeants du donneur d’ordre. Que l’activité connaisse une croissance fulgurante ou une période de ralentissement, ils ajustent leurs offres en conséquence. L’entreprise cliente ne paie ainsi que pour les services qui correspondent réellement à ses attentes, à un moment précis.

Focus sur l’activité principale

La délégation du service informatique libère les entreprises de la gestion des tâches techniques, leur permettant de se focaliser sur leurs activités principales. Cette approche leur offre l’opportunité de renforcer leur expertise métier et d’accroître leur compétitivité.

Inconvénients et limites de l’externalisation informatique

L’externalisation informatique n’est pas une solution parfaite. Les avantages sont certes nombreux, mais la pratique présente aussi quelques inconvénients à ne pas négliger.

Sur le plan sécurité et confidentialité

Externaliser le service informatique peut comporter des risques, notamment liés au fait d’impliquer des acteurs « étrangers » dans un projet. Même si ces intervenants mettent en avant leur performance, la sécurité doit demeurer une préoccupation majeure. En effet, les risques de divulgation de données sensibles sont accrus en sollicitant des équipes évoluant en offshore.

Une situation qui peut exposer l’entreprise à des failles critiques et surtout à une divulgation de certains « secrets commerciaux ». Le choix des partenaires externes doit de ce fait être effectué avec minutie.

• Il faut privilégier les prestataires qui ont déjà une solide réputation et qui ont défini des protocoles de sécurité stricts.
• Et avant de collaborer avec des partenaires offshore, il est toujours recommandé de vérifier leur fiabilité et leur probité.

Une incapacité à se passer des services du prestataire

L’externalisation informatique peut engendrer une dépendance vis-à-vis du prestataire choisi. En effet, en confiant des fonctions critiques à une entité externe, vous risquez d’être vulnérable si cette dernière rencontre des difficultés ou cesse ses activités.
Il est donc essentiel de sélectionner soigneusement un prestataire fiable et d’avoir un plan de secours si jamais il n’est plus en mesure d’accomplir sa tâche. Faire appel à une société de portage salarial s’avère être une excellente solution dans la cadre de l’externalisation.