Externalisation : Définition, avantages et limites

L’externalisation devient une pratique courante pour les entreprises. Dans un contexte de forte concurrence sur les marchés, s’appuyer sur l’expertise et les moyens d’un prestataire externe pour tout ou une partie de leurs activités présente de multiples avantages. Ce guide présente l’externalisation, ses enjeux, ses avantages et inconvénients, et livre des conseils pour tirer le meilleur parti d’une telle démarche.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation désigne la démarche par laquelle une délègue une partie de ses activités à une ou plusieurs sociétés externes dont c’est le métier. Également désignée par le terme anglais « outsourcing », cette démarche est de plus en plus répandue, d’autant qu’elle est grandement facilitée par les nouvelles technologies du numérique. Généralement, l’externalisation porte sur les fonctions secondaires comme la comptabilité, l’informatique, la logistique, l’assistance clientèle, etc.

Les enjeux de l’externalisation

En externalisant certaines fonctions, l’entreprise se donne l’opportunité de recentrer ses propres ressources (humaines, matérielles, financières) sur son cœur de métier. Cette stratégie est source de gain de temps, d’efficacité, de flexibilité, ainsi que de maîtrise des coûts. En effet, la spécialisation du prestataire lui permet de réaliser des économies d’échelle dont ses clients profitent. De plus, le client accède à de nouvelles technologies à moindres frais puisqu’il n’investit pas lui-même.

L’externalisation s’accompagne parfois d’une délocalisation, lorsque l’entreprise décide de collaborer avec prestataires basés dans des pays disposant d’une main-d’œuvre importante à bas salaire, où les coûts de production sont plus faibles, où la fiscalité est plus attractive, etc. On parle alors d’externalisation offshore ou nearshore (selon la distance entre les deux pays), par opposition à « onshore », lorsque le prestataire est basé dans le même pays.

Comment bien externaliser ?

Le succès de l’externalisation repose sur une bonne préparation, et un pilotage minutieux.

• La première étape consiste à élaborer une feuille de route qui fixe les objectifs de la démarche, les conditions d’exécution des tâches et les moyens de contrôler le respect des exigences du client.
• Il est également essentiel de définir précisément les rôles et responsabilités de chaque partie.
• La sélection du prestataire requiert une grande attention. Plusieurs facteurs sont importants : le nombre et les compétences techniques des intervenants, les équipements et outils utilisés, le coût des prestations, les délais de réalisation, etc. Pour certaines activités, la proximité géographique peut être un paramètre clé, tandis que pour d’autres, les moyens électroniques suffisent pour le suivi et la communication.
• La mission doit être pilotée conjointement par un comité spécial composé de représentants du client et du prestataire.
• Instaurer des tableaux de bord est indispensable, en fixant des indicateurs pertinents de qualité, de volume, de délais…

Quelles sont les obligations des deux parties ?

La signature d’un contrat d’externalisation crée différentes obligations pour le prestataire et son client.

Pour le prestataire

Il a l’obligation de réaliser les travaux demandés dans le respect des délais et autres conditions convenus. À défaut, sa responsabilité peut être engagée. Une prestation de service induit une obligation de résultat, sauf dans le cas de prestations intellectuelles, qui ne soumet le prestataire qu’à une obligation de moyen, ce qui signifie qu’il est seulement tenu de mettre en œuvre tous les moyens pour réaliser au mieux sa mission.

Il a également une obligation de conseil, c’est-à-dire qu’il doit proposer toutes les solutions pertinentes au client et le guider dans le choix qui lui semble répondre au mieux à la problématique et aux contraintes exprimées par ce dernier. Il doit également prévenir le donneur d’ordre quant aux éventuelles précautions d’utilisation ou contraintes techniques.

Le contrat prévoit généralement une clause de confidentialité qui interdit au prestataire de divulguer à des tiers des informations concernant les missions qui lui sont confiées ou les entreprises pour lesquelles il travaille.

Enfin, la présence d’une clause de réversibilité impose au prestataire, au terme du contrat, de faciliter la réintégration des activités externalisées ou leur poursuite par un nouveau prestataire. Cette transition doit se faire sans interruption des services et sans perte d’information. Pour cela, il doit remettre à l’entité concernée les informations, documents techniques, matériels, logiciels et données nécessaires à l’exploitation. En outre, pendant les 6 mois suivant la rupture du contrat, il doit fournir son assistance à l’entreprise ou, au besoin, transférer les savoir-faire spécifiques à la mission aux équipes qui la reprennent.

Pour le client

Il doit régler les factures d’honoraires du prestataire, conformément au tarif et aux modalités de paiement mentionnées au contrat.

Il a en outre une obligation de collaboration, qui lui impose de communiquer au prestataire toutes les informations et les outils qu’il lui faut pour réaliser sa mission dans les meilleures conditions. Pour éviter tout conflit, il doit définir précisément ses attentes et poser toutes les questions utiles au prestataire afin que ce dernier propose les solutions les mieux adaptées.

Enfin, si le montant global du contrat s’élève à 5 000 € hors taxes ou plus, le donneur d’ordre a une obligation de vigilance. Il lui appartient de réclamer au prestataire l’attestation de vigilance émise par l’Urssaf et qui prouve que les déclarations et paiements des cotisations sociales sont à jour. Il doit vérifier la validité de ce document sur le portail dédié de l’organisme, une première fois avant la signature du contrat, puis à une fréquence semestrielle jusqu’à son expiration.

Avantages et inconvénients de l’externalisation

L’externalisation présente plusieurs attraits pour les entreprises.

• Se concentrer pleinement sur son cœur de métier et d’autres activités à forte valeur ajoutée.
• Gagner du temps, de la souplesse, pour accroitre sa productivité et sa compétitivité.
• Faire baisser les charges salariales (salaires et cotisations sociales), les investissements et charges fixes (loyer pour des locaux plus spacieux, aménagement des postes de travail…)
• Éviter un processus de recrutement long et onéreux, de la recherche des candidats à leur intégration au sein du personnel en interne.
• Se décharger des problèmes de reclassement ou de licenciement des collaborateurs à la fin du projet ou en cas de baisse de la charge de travail.
• Bénéficier de l’expertise du prestataire spécialisé pour faire monter ses propres équipes en compétences.
• Toutefois, l’externalisation comporte des risques qu’il faut anticiper :
• Le prestataire a généralement accès à certaines données confidentielles pour l’exécution de la mission.
• L’entreprise perd de son autonomie puisqu’elle dépend d’intervenants externes pour une partie de ses activités.
• Ses salariés perdent la maîtrise de certains aspects et peuvent avoir du mal à les reprendre, n’étant plus à jour des techniques, des outils, des tendances, des pratiques…