Externalisation Offshore

Une entreprise n’est jamais autosuffisante. Pour pouvoir fonctionner correctement et être en mesure de concrétiser les objectifs qu’elle s’est fixés, elle doit accepter de s’appuyer sur des entités tierces et opter pour une stratégie d’externalisation. L’externalisation offshore est une pratique qui peut donc lui être bénéfique à bien des égards.

Fonctionnement de l’externalisation offshore

L’externalisation offshore consiste à confier une partie de ses activités à un prestataire externe situé dans un pays étranger, un pays où le coût de la main-d’œuvre est moins important. Cette pratique vise à réduire les coûts de production et à améliorer la compétitivité de l’organisation.

Le principal atout de l’externalisation réside dans les économies substantielles qu’elle permet de réaliser. Les coûts de main-d’œuvre étant souvent beaucoup plus bas dans d’autres régions, les entreprises peuvent réduire significativement leurs charges en externalisant certaines tâches.

Cependant, cette pratique peut présenter certains défis.

• La communication avec le prestataire peut être rendue difficile par le décalage horaire et les barrières linguistiques. Il est donc important de choisir un prestataire fiable et de mettre en place des outils de communication efficaces.
• La qualité des services fournis par les prestataires offshores peut également être un sujet de préoccupation. Il est donc essentiel de s’assurer qu’il dispose des compétences et des ressources nécessaires pour répondre aux besoins de l’organisation.
• Il est aussi nécessaire de bien distinguer l’externalisation et la délocalisation. La délocalisation implique en effet le transfert d’une partie de l’activité de l’entreprise vers un autre pays, tandis que l’externalisation offshore consiste simplement à confier une mission à un prestataire externe.

Pourquoi faire une externalisation offshore ?

Si de plus en plus d’entreprises se laissent aujourd’hui séduire par l’externalisation, c’est parce que les avantages qu’elle offre ne sont pas négligeables.

• Un atout majeur de l’offshoring : en confiant des tâches secondaires à des prestataires externes, les entreprises peuvent se focaliser sur leur cœur de métier et maximiser leur efficacité.
• Réaliser des économies est un autre avantage important. Les coûts salariaux et les charges sociales sont généralement moins élevés dans les pays où s’implantent les sociétés offshores. Cela permet aux organisations qui y ont recours de réduire significativement leurs dépenses, or une baisse des charges implique généralement une rentabilité accrue.
• L’externalisation permet également de gagner en flexibilité. Cette stratégie offre la possibilité d’adapter les ressources et les services en fonction des besoins du moment. Grâce à cela, la gestion de projets est considérablement améliorée.
• Par ailleurs, cette option présente d’autres avantages indéniables pour l’entreprise donneuse d’ordre. Non seulement elle permet d’accéder à un large éventail de compétences et d’expertises et de bénéficier de technologies de pointe, mais elle permet aussi, dans la majorité des cas, de disposer d’un support et d’une assistance à toute heure du jour et de la nuit.

Les domaines d’application de l’externalisation offshore

L’externalisation offshore couvre différents domaines, mais les cas les plus courants impliquent le service client, la comptabilité et la gestion financière ainsi que la communication. Cette dernière inclut la création de contenus et la gestion des réseaux sociaux.

• Concernant le service client, son externalisation permet aux entreprises de bénéficier d’une réactivité accrue et d’une expertise à moindre coût. Les centres d’appels offshores, dotés d’équipes multilingues et formées aux meilleures pratiques, garantissent une prise en charge optimale des clients, quel que soit le canal de communication utilisé.
• Il est également possible de confier la comptabilité et la gestion financière à des prestataires basés dans d’autres pays, du moment qu’une relation de confiance est bien établie et que la compétence de l’acteur externe est avérée. Faire appel à un professionnel externe est souvent la garantie de bénéficier d’une expertise pointue et d’une mise en conformité avec les réglementations en vigueur. Les outils performants et les processus rigoureux au crédit des prestataires garantissent un traitement précis et fiable des données financières.
• Pour ce qui est de la communication, de nos jours, la présence et la visibilité en ligne, plus particulièrement sur les réseaux sociaux, sont quasi inéluctables pour les entreprises. Or, s’assurer une présence numérique permanente et marquante mobilise tout un service que bon nombre d’entreprises n’ont pas les moyens de mettre en place.
• Enfin, confier la rédaction de contenus à des prestataires offshores offre aux entreprises l’accès à un vaste vivier de talents expérimentés et passionnés. La maîtrise des nouvelles technologies et de l’intelligence artificielle par ces derniers permet de créer du contenu engageant et pertinent pour le public cible, contribuant ainsi à l’amélioration de la visibilité et de l’image de marque.

Mise en place

L’externalisation s’avère être une stratégie prometteuse pour de nombreuses entreprises. Cependant, sa réussite repose sur une planification rigoureuse et une exécution méthodique.

1. Définir précisément les contours de la mission est la première étape cruciale. Cela implique de clarifier les fonctions ou tâches à externaliser, les objectifs, le volume de travail, les qualifications requises, la durée du projet et les outils nécessaires. La formalisation de ces éléments dans un cahier des charges garantit une compréhension commune et facilite le suivi de l’avancement.
2. La sélection du prestataire constitue un autre pilier du succès. Le prix, bien qu’important, ne doit pas être l’unique critère de décision. L’expertise et l’expérience du prestataire dans le domaine concerné, ainsi que ses références clients, s’avèrent tout aussi essentielles. Une visite des locaux peut s’avérer judicieuse pour évaluer les infrastructures et les équipements.
3. Avant de s’engager contractuellement, une phase de test est vivement recommandée. D’une durée de quelques semaines, elle permet de s’assurer des compétences des équipes du prestataire et de leur capacité à répondre aux exigences du projet.
4. Le pilotage de la mission est un autre élément incontournable pour garantir la réussite de l’externalisation offshore. Des points réguliers entre les parties prenantes permettent de suivre l’avancement des travaux, d’identifier les problèmes et de proposer des solutions d’amélioration. Des rapports d’activité contribuent également à la transparence et au suivi efficace du projet.
5. Enfin, anticiper les situations critiques est d’une importance capitale. Le « backsourcing », qui consiste à rapatrier la mission en interne ou à la confier à un autre prestataire, doit être envisagé comme une solution de secours en cas de défaillance du prestataire initial. Cette mesure vise à garantir la continuité du service et à minimiser les impacts négatifs sur l’activité de l’entreprise.