Embaucher ou externaliser ?

Une entreprise fonctionne rarement sans salariés. Toutefois, il est possible de se passer du recrutement de certains collaborateurs (en CDD ou en CDI) en optant pour l’externalisation, plus précisément en déléguant certaines tâches à des prestataires extérieurs à l’organisation.

Pourquoi recourir à des ressources externes ?

Faire appel à des prestataires externes est une stratégie judicieuse pour pallier divers besoins ponctuels ou récurrents. Cette pratique, appelée externalisation, offre de nombreux avantages pour les entreprises, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité.

Lorsque l’activité est à son pic, l’entreprise est parfois contrainte de chercher de l’aide afin de pouvoir respecter les deadlines.

L’externalisation permet de combler un besoin temporaire en sollicitant des ressources externes. Cette solution flexible s’avère particulièrement utile pour gérer des demandes non récurrentes, comme une commande importante ou un projet spécifique.

Pour ce faire, l’entreprise donneuse d’ordre a le choix entre la sous-traitance et l’externalisation proprement dite.

• La sous-traitance consiste à confier à un prestataire externe la réalisation d’une tâche précise définie dans un cahier des charges. Cette collaboration ponctuelle permet de compenser un manque de capacité ou de savoir-faire en interne.
• L’externalisation, quant à elle, repose sur une collaboration sur le long terme. Elle vise à confier à un prestataire spécialisé la gestion d’une fonction ou d’un service interne en totalité. Cela peut concerner la gestion du courrier, de la paie, de la comptabilité, de la permanence téléphonique, etc. En outre, l’externalisation permet à l’entreprise de se délester des tâches chronophages, de se focaliser sur son activité principale et, parfois, de bénéficier de l’expertise de professionnels plus qualifiés.

Embaucher un salarié

L’embauche d’un salarié est une décision importante pour toute organisation. Elle présente de nombreux avantages, tels que la proximité et la disponibilité d’une ressource humaine dédiée. D’ailleurs, pour les postes clés, il est toujours préférable d’affecter un collaborateur propre à l’entreprise plutôt qu’un consultant qui ne serait que de passage.

De plus, l’emploi d’un salarié à temps plein peut s’avérer financièrement plus avantageux que d’autres options. En interne, il permet d’optimiser la chaîne de commandement et offre une meilleure garantie quant à la confidentialité des informations sensibles.

Néanmoins, il est important de noter que l’embauche en CDI peut occasionner des coûts supplémentaires pour l’entreprise. Cette dernière doit ainsi tenir compte du temps consacré au recrutement, mais également aux périodes d’essai. Sans oublier que pour ce type de contrat, en cas de non-satisfaction, le licenciement peut s’avérer complexe.

Externaliser ses ressources

On l’a évoqué précédemment, l’externalisation permet à l’entreprise donneuse d’ordre de déléguer certaines tâches qui lui prennent du temps ou qui se répètent. Il s’agit, la plupart du temps, de tâches secondaires.

Mais de plus en plus d’organisations consentent à externaliser des missions beaucoup plus stratégiques, particulièrement lorsqu’elles estiment ne pas disposer des compétences nécessaires pour les mener à bien elles-mêmes.

Une stratégie d’externalisation permet donc de bénéficier d’une expertise spécifique dont disposent les prestataires externes. Cela peut s’avérer particulièrement précieux pour des domaines d’activités en constante évolution, dans lesquels il est difficile de maintenir un haut niveau de compétence en interne.

L’externalisation n’est plus de ce fait un simple moyen de réduire les coûts, mais une véritable stratégie pour gagner en compétitivité. Néanmoins, il est important de faire preuve d’une certaine vigilance et de mettre en place un suivi rigoureux, notamment si le prestataire externe est amené à traiter des informations sensibles.

Comment faire son choix ?

Les deux options ont donc leurs avantages et leurs inconvénients et, à un moment ou à un autre, l’entreprise devra trancher sur la solution qui lui convient le mieux. Pour ce faire, il devra prendre en compte plusieurs critères.

Premier critère : l’importance de la fonction pour l’organisation

Si le poste est « vital », il est préférable de recruter en interne pour disposer du savoir-faire requis et avoir le contrôle nécessaire. En revanche, pour des fonctions non critiques, l’externalisation peut représenter une option plus économique et flexible.

Deuxième critère : le volume de travail

Si l’activité occupe une personne à temps plein, le recrutement peut se révéler plus rentable que l’externalisation. Cependant, pour des tâches à temps partiel, il est important de comparer le coût et l’expertise d’un prestataire à ceux d’un employé interne.

Troisième critère : le degré de sensibilité de l’activité

Si l’activité implique des données sensibles ou des risques importants, il est indispensable de bien évaluer les implications de l’externalisation et de s’assurer de la fiabilité du prestataire.

Dernier critère : l’urgence de la demande

Si le besoin est urgent, l’externalisation peut constituer la seule solution viable pour garantir la continuité de l’activité.

En bref, la décision d’externaliser ou de recruter doit être prise au cas par cas, en tenant compte de l’importance de la fonction, du volume de travail, de la sensibilité de l’activité et de l’urgence de la demande. Il n’existe pas de solution universelle, et la meilleure option dépendra des besoins spécifiques de chaque organisation.

Quelles activités externaliser ?

Le choix appartient à l’entreprise si elle ne souhaite externaliser que les fonctions secondaires ou bien confier aux consultants externes des fonctions clés. Mais il est important de noter que ce ne sont pas toutes les activités qui sont « compatibles avec l’externalisation.

Les domaines concernés par l’externalisation sont vastes et couvrent de nombreuses fonctions secondaires, telles que la comptabilité, le juridique, les ressources humaines, le marketing ou l’informatique. Il est aussi possible de se tourner vers un prestataire externe pour le traitement des salaires.

Malgré leur spécificité, les activités stratégiques peuvent également faire l’objet d’une externalisation. Il faut cependant que la relation entre le consultant externe et le donneur d’ordre soit basée sur une forte confiance mutuelle.

Cette approche permet aux entreprises d’accéder à des compétences spécialisées et des technologies de pointe qu’elles ne pourraient développer en interne, tout en gagnant en flexibilité et en adaptabilité face aux changements du marché.

Qu’il s’agisse de production, de logistique BtoB ou de services, l’externalisation constitue donc une solution flexible et adaptable aux besoins spécifiques de chaque secteur d’activité.