Comment faire un plan d’action commercial ?

Le plan d’action commercial est reconnu comme le meilleur moyen d’atteindre un objectif. Il convient ainsi d’élaborer un plan d’action qui transforme les idées en éléments concrets. Ce document doit comporter une description des étapes à suivre, et indiquer les échéanciers à respecter et les ressources allouées à l’ensemble des actions à mener.

Ce guide va présenter tout ce qu’il faut savoir avant l’élaboration d’un plan d’action.

Qu’est-ce qu’un plan d’action ?

Définition

Un plan d’action est un document qui définit la stratégie à mettre en œuvre en vue d’atteindre un objectif fixé par une entreprise. Ce plan coordonne ainsi toutes les actions à déployer pour résoudre des problématiques identifiées dans un domaine précis : marketing, commercial, organisationnel, etc.

Après son élaboration, le plan d’action devra passer par une phase de mise en œuvre, ensuite, par une phase de suivi et d’évaluation.

Utilité d’un plan d’action

Le plan d’action est un outil indispensable pour piloter différentes activités au sein d’une entreprise. Il permet en effet :

D’avoir une vision globale et exhaustive des actions à mettre en œuvre ;

• d’identifier les moyens nécessaires (humains, financiers et techniques) et de déterminer la manière dont ceux-ci seront utilisés ;
• de suivre en temps réel l’avancée de l’opération et d’anticiper les retards éventuels ;
• de prévoir des solutions de rechange en cas de contretemps ou d’erreur ;
• de définir le rôle de chaque membre de l’équipe en vue de motiver et d’impliquer tout le monde (tous les acteurs concernés). Ces derniers pourront à cet effet s’approprier de la démarche, ce qui permet d’assurer la réussite du plan d’action.

Contenu du plan d’action

La liste des éléments figurant sur un plan d’action doit inclure :

• les activités à réaliser ;
• la planification des tâches avec un calendrier détaillé, dont des deadlines précis pour chacune des tâches ;
• les modalités d’exécution des tâches ;
• les ressources à mobiliser ;
• un plan de suivi.

En outre, l’objectif final, de même que les normes fondamentales – la confidentialité des données – devront également y figurer avec les informations sur les parties prenantes : nom du superviseur du projet, ses coordonnées et celles des autres acteurs concernés (collaborateurs, prestataires, fournisseurs…), le lieu d’exécution du projet, le nom du responsable en cas d’incident, et éventuellement le partenaire financier.

Comment rédiger un plan d’action : Les 8 étapes essentielles

Etape 1 : Pourquoi mettre en place un plan d’action ?

La première étape de la rédaction d’un plan d’action consiste à définir le contexte et les buts. Ceci vise à exposer la raison d’être du plan ainsi que le résultat escompté, ou plus précisément les finalités visées.

Etape 2 : Établir un objectif

Lors de cette seconde étape, l’équipe en charge du projet doit définir avec le plus de précisions possible l’objectif. Cette démarche devrait permettre à tous les acteurs concernés de s’approprier véritablement le projet et de prendre conscience de l’importance de chaque action indiquée dans le plan.

Avec un objectif clair et précis, il est plus facile de motiver tous les membres de l’équipe, ce qui faciliterait l’atteinte du résultat souhaité.

Etape 3 : Analyser la situation

Cette étape nécessite l’utilisation d’un outil spécifique comme l’analyse SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) afin de pouvoir mesurer les forces et faiblesses du projet, de même que les opportunités et les menaces pouvant émaner de différentes sources.

Il convient pour cela de se poser un certain nombre de questions en fonction des objectifs définis dans le plan d’action :

• Les forces : quelles sont les ressources disponibles ? Les facteurs clés du succès ? Les attributs de l’organisation pouvant favoriser la réussite du projet ?
• Les faiblesses : quels sont les facteurs internes susceptibles de freiner l’avancée du projet ? Ceux-ci pourraient être la non-maîtrise du domaine par les collaborateurs, le besoin de recourir à un expert ou des prestataires externes, ou encore le coût élevé de l’opération.
• Les opportunités : Quels sont les changements externes qui pourraient impacter de manière positive le projet ? Il peut s’agir de l’évolution des cadres réglementaires (assouplissement), ou du changement des comportements des consommateurs et des conditions du marché (favorables).
• Les menaces : Quels sont les facteurs externes pouvant retarder le projet ou affecter sa réussite ? Parmi ceux-ci se trouvent les contraintes réglementaires, l’évolution constante des technologies, la volatilité des prix du marché ou encore la fluctuation des taux de change.

Il convient alors de faire un diagnostic interne et externe couvrant les compétences, les ressources, le budget, l’organisation, le processus de travail, mais aussi, le micro-environnement (clients, partenaires, concurrents…), et le macro-environnement (les facteurs économiques, culturels, environnementaux, et politiques).

Etape 4 : Identifier et prioriser les actions

Concrètement, cette étape vise à classer les actions par ordre de priorité. Il faut pour cela identifier celles qui contribuent le plus à l’atteinte de l’objectif, ou celles qu’il faut mener en urgence. Il pourrait être nécessaire de fournir une explication courte et concise de chaque action pour faciliter leur compréhension.

Le pilotage de chaque action peut être confié à un responsable, et les acteurs qui seront amenés à y intervenir doivent être identifiés au préalable.

Etape 5 : Identifier les ressources nécessaires

Comme énoncées précédemment, les ressources nécessaires pour la mise en œuvre du projet se comptent parmi les éléments devant figurer dans le plan d’action. En amont de l’identification de ces ressources, il faut établir un budget détaillant le coût de chaque action. Ensuite, il faut établir un plan concret pour acquérir les ressources non disponibles.

Il convient de ce fait de préciser les moyens indispensables à la mise en œuvre de chaque action (matériels, financiers et techniques).

Etape 6 : Définir le planning

Cette étape consiste à définir la durée et le deadline pour chaque action afin d’assurer la réalisation des travaux dans les délais. Ainsi, le plan d’action ne doit pas seulement indiquer la durée globale du projet, mais aussi la temporalité et la périodicité de chacune des actions. Ceci pourrait contribuer à faciliter l’exécution des tâches.

Toutes les personnes impliquées dans le projet devraient néanmoins être consultées sur le délai d’exécution après la qualification des tâches.

Etape 7 : Création d’un document de suivi

L’organisation des tâches d’un plan d’action doit s’effectuer via un tableau pour faciliter la lisibilité des informations. Il peut s’agir d’un simple tableau Excel avec en colonnes les responsables et exécutants, les deadlines, et le budget alloué à chaque action. De leur côté, les actions seront listées et hiérarchisées suivant un ordre de priorité (importance et urgence).

Il est également possible de suivre l’évolution du projet via une représentation visuelle permettant de déceler aisément ce qui a été réalisé et ce qui reste à faire. Chacun pourra ainsi visionner rapidement les étapes franchies et les tâches qu’il doit encore accomplir.

Etape 8 : Surveiller et évaluer

La surveillance et l’évaluation sont une étape cruciale du plan, car ils permettent d’assurer un suivi efficace de l’avancée du projet. Il importe en effet de faire un suivi et d’évaluer les résultats individuels et en équipe, et de soulever et résoudre les éventuelles difficultés.

Parfois, il est nécessaire de revoir les délais, renforcer les moyens mobilisables, ou mettre à jour certains éléments, voire supprimer certaines actions qui se sont révélées inutiles ou inefficaces.

Le plan pourrait en outre définir les outils spécifiques auxquels le responsable peut recourir pour évaluer les activités et les résultats de l’équipe.

S’il est impossible de tenir au plan initial et le suivre jusqu’à l’atteinte de l’objectif fixé, car l’équipe fait face à des situations problématiques empêchant l’avancée du projet, des ajustements peuvent être apportés en fonction des résultats. Et, il importe pour cela d’assurer un suivi régulier et de motiver tous les collaborateurs concernés à poursuivre leurs engagements.

Conclusion

Le plan d’action est un puissant outil pour une équipe en charge d’un projet. Ce document permet en effet de définir une stratégie intégrée et cohérente, faciliter le suivi de l’exécution des tâches, et de ce fait, d’assurer le succès du projet.

En effet, avec un plan bien conçu, il devient plus simple de saisir le sens du projet, et chacune des parties prenantes n’aura aucune difficulté à comprendre son rôle, et ce qu’elle doit faire pour favoriser l’atteinte de l’objectif. À noter toutefois que le responsable et son équipe se doivent d’imposer la rigueur et la discipline s’ils souhaitent obtenir les résultats attendus.

Grâce à ce document, la mise en œuvre, le contrôle et le suivi de l’exécution des tâches s’effectuent suivant un ordre chronologique et précis, et l’équipe pourra plus facilement atteindre l’objectif ciblé.

A noter qu’un plan d’action est également essentiel pour un consultant indépendant, il lui permettre de mieux s’organiser, de rassurer ses clients et de travailler plus efficacement. Tout comme la note d’intention ou le rapport de mission, le plan d’action fait partie des essentiels pour améliorer son organisation et son suivi client.