Comment préparer un entretien professionnel ?

La rencontre avec des prospects est souvent un moment-clé de l’activité professionnelle. Il est essentiel de bien se préparer à aborder ces temps si particuliers. Vous êtes un professionnel indépendant et souhaitez avoir des éléments et des conseils pour préparer au mieux vos futurs entretiens avec vos prospects ? Notre article fait le point, pour vous, sur la question.

L’importance des entretiens professionnels

Les entretiens professionnels marquent la vie des salariés comme des entrepreneurs. Pour les salariés, ces entretiens peuvent concerner une promotion, une augmentation de salaire ou une extension des responsabilités. Pour les entrepreneurs, il peut s’agir d’entretiens avec des clients comme avec des fournisseurs.

Il est essentiel d’apprendre à préparer ces temps dans la mesure où de nombreuses décisions peuvent y être prises. Ainsi, la préparation va permettre d’avoir un temps d’avance et d’aborder les aspects de la négociation commerciale dans de bien meilleures conditions.

Dans cet article, nous allons essentiellement aborder le cas de figure d’un entretien avec un professionnel prospect. Toutefois, de nombreuses astuces peuvent être utilisées dans d’autres contextes (entretien d’embauche, rendez-vous avec un client perdu…).

Les étapes de la préparation d’un entretien professionnel

Pour se préparer au mieux à la tenue d’un entretien professionnel, il est essentiel de structurer ce travail autour de 4 grandes étapes : l’entraînement, le choix de ses points forts, la recherche des freins à l’achat et la détermination des objectifs.

S’entraîner en amont

Improviser ne s’improvise pas comme peuvent le faire remarquer un certain nombre de spécialistes. Pour préparer au mieux un entretien professionnel, il est essentiel de s’entraîner et de s’exercer à l’oral sur un certain nombre de sujets, de questions ou de problématiques. L’objectif est d’être en capacité de réagir vite, d’inventer et de pouvoir improviser une solution à un prospect sans que ce soit hors-champ.

La première clé d’une préparation réussie est donc de maîtriser l’ensemble des facettes de son environnement professionnel et de connaître par cœur un ensemble de phrases et d’éléments en lien avec son activité.

Ce travail peut ainsi être complété par les recherches des premiers mots (ou des phrases introductives) que l’on va employer avec son ou ses prospects. Il va alors s’agir de bien déterminer le cadre de l’entretien et de “prendre la main” dès le départ.

Choisir ses points forts

Un entretien professionnel peut générer, dans certaines situations, un stress réel. Or, un interlocuteur tendu va avoir tendance à refroidir ses prospects. Par ailleurs, le stress peut pousser à commettre des erreurs. Pour s’épargner des moments de stress et de peur, il est essentiel de travailler sur ses points forts.

Pour définir au mieux un point fort, il convient d’intégrer les éléments suivants :

• La sincérité et la transparence. Un point fort n’a de valeur que si l’on est capable de définir également ses points faibles. Un professionnel doit donc être en mesure de dire précisément à ses prospects son champ d’expertise et ses limites.
• L’expérience et la méthodologie. Il est parfaitement possible de préparer, avant un entretien, quelques éléments sur des situations professionnelles précédentes déjà vécues. Ainsi, l’offre commerciale pourra être justifiée au regard d’expériences passées.
• La personnalité. Les qualités personnelles (ou soft skills) sont de plus en plus utilisées et valorisées dans le champ professionnel. L’enthousiasme, l’ouverture d’esprit, la polyvalence sont des qualités communicatives facilement perceptibles par les prospects lors d’un entretien.

Identifier les freins à l’achat

Les deux premiers points vont permettre d’être à l’aise à l’oral tout en ayant confiance en soi. Néanmoins, ces éléments ne sont pas suffisants pour préparer et mener à bien un entretien professionnel.

Ainsi, dans un troisième temps, il est crucial de pouvoir identifier tous les freins à l’achat ainsi que toutes les objections qu’un prospect pourrait mettre sur la table lors de l’entretien. Il convient de préciser qu’une objection n’est pas nécessairement une remise en question de son travail mais elle peut exprimer une crainte, un doute, un questionnement qu’il convient de lever.

Dès lors, en définissant les objections possibles, un professionnel va pouvoir travailler sur un contre-argumentaire efficace et pertinent. En réfléchissant aux éventuels obstacles, un professionnel montre à ses prospects qu’il connaît leurs spécificités et leurs intérêts. Les prospects se sentent écoutés et considérés, ce qui accroît la confiance envers le potentiel prestataire.

Déterminer les objectifs attendus

Enfin, en dernier point de la préparation, la détermination des objectifs de l’entretien fait office de conclusion essentielle. En effet, ce travail va permettre, tout à la fois, de préparer l’entretien et de l’évaluer selon des critères précis.

À l’issue de l’entretien (ou de la série d’entretiens), il sera possible d’analyser la situation à l’aune des objectifs définis. Certains entretiens professionnels peuvent être particulièrement difficiles à mener et aboutir, malgré tout, à l’atteinte des objectifs fixés. L’inverse est également tout aussi vrai.

La définition des objectifs va donc permettre de structurer la pensée et la conduite de l’entretien. Il s’agit donc de choisir entre des objectifs purement financiers (développer le chiffre d’affaires, le volume de clients…), ou plutôt s’orienter sur le sens (l’envie de travailler sur un secteur ou sujet particulier).

Néanmoins, la définition de ces objectifs ne doit pas occulter la recherche de la satisfaction du prospect. Il est essentiel de bien comprendre ses intérêts et ses besoins. L’enjeu sera donc de marier les intérêts de chacun pour favoriser une relation commerciale fructueuse.

Pour compléter ce travail sur les objectifs, un professionnel peut également réfléchir à des questions ouvertes qu’il a besoin de poser à son interlocuteur. Les questions ouvertes, en évitant les réponses par oui par non, vont permettre de collecter un certain nombre d’informations qui peuvent, ensuite, être utilisées pour concevoir l’offre commerciale.

Faciliter ses rendez-vous pros grâce au portage salarial

Le portage salarial est un type de contrat au sein duquel une société de portage apporte son appui et son accompagnement à un consultant indépendant. Un professionnel “porté” est généralement très bien perçu par les prospects professionnels dans la mesure où le portage salarial vient sécuriser de nombreux aspects de la relation commerciale (conformité, suivi, facturation…).

Ainsi, dans de nombreuses situations, le portage salarial permet de mettre toutes les chances de son côté lors des entretiens professionnels.