Décryptage des mentions obligatoires et interdites sur le bulletin de paie

Parmi les obligations légales de l’employeur figure la remise d’un bulletin de paie à chaque salarié lors du versement de sa rémunération. Si le Code du travail définit des mentions incontournables, des informations complémentaires peuvent y être inscrites, afin d’en améliorer la lisibilité. Cependant, ces ajouts doivent respecter certaines limites visant principalement à préserver la vie privée du concerné. Tout manquement à ces dispositions est passible de sanctions civiles et pénales.

Les mentions obligatoires du bulletin de paie

Dans son article 3243-1, le Code du travail impose la présence de certaines informations :

• l’identification de l’employeur : raison sociale et adresse physique du siège ;
• l’activité de l’employeur : code NAF et convention collective applicable ;
• l’identité du salarié : nom, emploi, position dans la classification conventionnelle ;
• le détail des heures travaillées : période, nombre d’heures, heures normales et heures majorées ;
• la nature et le montant des accessoires de salaire soumis à cotisations ;
• la rémunération brute du salarié ;
• les cotisations et contributions salariales et patronales ;
• l’assiette, le taux et le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• le net à payer au salarié ;
• la date de paiement du salaire ;
• les dates des congés payés et le montant de l’indemnité correspondante ;
• les exonérations et exemptions de cotisations ;
• le total des sommes versées par l’employeur ;
• l’accès au bulletin dématérialisé sur le site Service-public.fr;
• l’activité partielle (si applicable) : nombre d’heures indemnisées, taux d’indemnisation et montants ;
• le montant des revenus professionnels versés par l’employeur.

Le libellé, l’ordre et le regroupement de ces informations obligatoires sont précisés par un arrêté du 31 janvier 2023. En outre, ce texte introduit une rubrique supplémentaire pour le « montant net social », qui correspond aux revenus servant de base de calcul des prestations sociales (prime d’activité, RSA).

À noter : les salariés « portés » sont concernés par ces dispositions. Ce justificatif de la régularité de leurs revenus est d’ailleurs un argument en faveur de cette forme d’emploi qui fait de plus en plus d’adeptes. De plus, ces derniers bénéficient d’une couverture sociale complète, à l’instar des salariés de droit commun. Pour ceux qui ne maîtrisent pas encore le système, une simulation de revenus en portage salarial est un moyen d’en comprendre les particularités.

Les mentions interdites sur la fiche de paie

Le même Code du travail prévoit, dans son article R. 3243-4, une liste de mentions strictement interdites sur le bulletin de paie. Cela concerne notamment les absences, pour lesquelles la neutralité est de mise, afin d’éviter toute discrimination ou stigmatisation.

L’intitulé « absence pour grève » pour les retenues de salaire correspondantes est ainsi prohibé, à remplacer par des expressions comme « absence non rémunérée » ou « autres heures ». S’agissant de la rémunération liée aux activités de représentation du personnel (heures de délégation des élus et mandatés), elle doit être détaillée sur une fiche annexée. L’article R. 3243-4 du Code du travail stipule que ce document est soumis aux mêmes règles juridiques que le bulletin.

Plus généralement, en application de l’article L. 1121-1 du Code du travail, l’employeur ne peut inscrire sur le bulletin de paie aucune information susceptible de porter atteinte à la dignité et la vie privée du salarié, ainsi que ses droits fondamentaux.

Même lorsqu’une mention n’est pas illégale en soi, il est préférable de l’éviter si elle risque de causer un préjudice au salarié, notamment lorsqu’il est amené à présenter le document à des tiers pour obtenir un crédit ou louer un logement, etc. Des formulations neutres sont à privilégier, par exemple « absence non rémunérée » plutôt que « mise à pied ».

Les sanctions prévues en cas d’irrégularités sur le bulletin de paie

L’absence de certaines mentions obligatoires et la présence d’informations interdites sur le bulletin de paie exposent l’employeur à deux types de sanctions :

Sur le plan civil, il peut être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié à la hauteur du préjudice subi. Il peut également être tenu de payer les indemnités de rupture, ainsi qu’une indemnité pour licenciement abusif si le manquement grave dont il est reconnu responsable justifie la résiliation du contrat de travail.

Sur le plan pénal, il peut se voir infliger une amende pouvant aller jusqu’à 450 € par bulletin de paie non conforme pour une personne physique et 2 250 € pour une personne morale. En cas d’atteinte à la vie privée du salarié, la peine est encore plus sévère : jusqu’à un an d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.