Définition et présentation des meilleurs KPI

Une entreprise ne peut fonctionner sans définir des objectifs et une stratégie claire permettant de les atteindre. Pour mesurer sa progression au fil du temps, elle doit disposer de points de repère adaptés. C’est le rôle des KPI ou indicateurs clés de performance. Ils peuvent être utilisés dans tous les métiers : management, commerce et marketing, finance, ressources humaines, classement du site internet, etc.

Lorsque l’entreprise fait appel à un consultant en portage salarial, ces éléments guident son intervention et facilitent l’évaluation des retombées de sa mission.

Définition des KPI ?

Les Key Indicator Performance (KPI) ou ICP en français permettent d’apprécier la situation d’une entreprise par rapport aux objectifs fixés à un instant T et de mesurer les progrès réalisés, ainsi que ce qui reste à faire.

Les apports des KPI sont multiples :

• En cas d’écart entre les performances attendues et les performances actuelles, les ajustements nécessaires sont mis en place plus rapidement, voire anticipés. De même, lorsque des opportunités sont identifiées, l’entreprise dispose d’un avantage.
• Au niveau des salariés, avoir une idée claire de ce que le management attend d’eux et des retours réguliers, fiables et détaillés de leurs performances représente une source de motivation et accroit leur productivité et leur engagement.

Les KPI doivent être judicieusement choisis, adaptés à chaque domaine d’activité, clairs, précis et facilement interprétables. Pour accélérer la prise de décisions éclairées basées sur des faits, les KPI doivent être inscrits dans des tableaux de bord, qui offrent une lisibilité optimale. Autant que possible, ils doivent être comparés à des références établies qui les contextualisent.

Il existe aujourd’hui des solutions dédiées à l’exploitation affinée des KPI. Les informations sont collectées automatiquement depuis les sources indiquées sans saisie manuelle pour éviter les erreurs. Ensuite, elles sont centralisées sur une plateforme unique pour une vision synthétique et en temps réel. Chaque indicateur peut être analysé en détail. Certains outils autorisent l’ajout d’annotations et/ou de commentaires afin de favoriser le travail collaboratif entre tous les utilisateurs. En fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise, les KPIs sont mis à jour en temps réel.

Quels KPI choisir en fonction de son statut et de son activité ?

Les données chiffrées ou non sont extrêmement nombreuses dans l’entreprise, mais toutes ne sont pas pertinentes pour mesurer sa performance et optimiser le pilotage de l’activité. Un bon KPI doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Simple pour une compréhension aisée.
• Actionnable pour permettre la mise en œuvre rapide des actions appropriées.
• Quantifiable pour une mesure immédiate et précise d’un élément de l’organisation.
• Fiable pour un processus décisionnel efficace.
• Contrôlable, qui porte sur un aspect sur lequel l’entreprise a un contrôle direct et qu’elle a les moyens d’améliorer.

Chaque objectif doit être mesuré au moins de 3 KPIs au maximum, mais il suffit parfois d’un seul indicateur lorsqu’il est bien choisi. Si 5 ou 6 indicateurs sont nécessaires, il est probable que l’objectif n’ait pas été correctement défini.

La clé pour un suivi aisé des performances de l’organisation consiste à classer les KPI par fonction ou par objectif. Ainsi, chaque équipe se concentre sur les activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Voici quelques-uns des KPI qu’une entreprise peut exploiter pour orienter sa stratégie.

Sur le plan commercial

• taux de croissance du volume de ventes par mois, par trimestre, par année… ;
• évolution du chiffre d’affaires par produit/famille de produits/type de prestation, par client, par période (journalier/hebdomadaire/mensuel/trimestriel/semestriel/annuel), par secteur géographique, etc.
• temps consacré à chaque client par jour/semaine, etc. ;

Sur le plan marketing

• indice de satisfaction client,
• score de fidélisation client,
• taux de conversion par canal,
• pour un mailing : taux d’ouverture, taux de clics, taux de désabonnement de la newsletter…

Dans le domaine du SEO (sur le site web)

• nombre de visites (trafic) journalier ;
• temps de visite moyen ;
• mots-clés générateurs de trafic ;
• taux de rebond ;
• montant moyen du panier ;
• taux de clic sur les boutons call-to-action ;
• taux de conversion de visiteurs en leads ;
• taux de conversion de leads en clients ;
• pourcentage de leads payés (Google Ads, publicités sur les réseaux sociaux…) et de leads naturels ;
• croissance du nombre de leads
• coût par lead…

Dans les domaines comptables et financiers

• évolution du chiffre d’affaires ;
• évolution de la marge brute dégagée ;
• évolution du besoin en fonds de roulement.
• état des créances en cours (payées, en retard, en litige…)
• état des dépenses et dettes.

Dans le domaine des Ressources humaines

• le nombre de dossiers traités par jour/semaine/mois, etc. par collaborateur pour déterminer sa productivité et la rentabilité de chaque poste
• le temps de travail effectif (en incluant le taux d’absentéisme, le temps consacré à la formation professionnelle ou aux tâches administratives, etc.).

Cette liste n’est pas exhaustive. De nombreux autres aspects peuvent être mesurés dans les domaines des opérations, de l’IT, de la production, de la logistique… Un consultant indépendant exerçant en portage salarial aide les dirigeants de l’entreprise à définir les meilleurs KPI en rapport avec les problématiques relevées au cours du diagnostic ou exprimées par le client. Celles-ci servent ensuite à mesurer l’impact de la mission réalisée sur l’organisation : productivité des équipes, résultats commerciaux ou financiers, déploiement réussi et dans les temps