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La gestion des comptes clients et fournisseurs est un point souvent délaissé par les professionnels indépendants. Or, la majorité des problèmes d’une entreprise proviennent de là. Vous souhaitez en savoir davantage sur la question ? Notre article fait le point sur les éléments à retenir pour une gestion optimale.
La comptabilité des organisations est structurée en plusieurs centaines d’intitulés. Ces intitulés se retrouvent dans le Plan Comptable Général (PCG) que tout professionnel se doit de connaître et de comprendre.
Ainsi, la tenue de la comptabilité permet de réaliser différents enregistrements qui permettent de produire des documents. Pour les professionnels indépendants, il va essentiellement s’agir du Bilan et du Compte de Résultat.
Les comptes clients et fournisseurs apparaissent dans le Bilan et correspondent à plusieurs types d’opérations précises. Ces comptes apparaissent dans la classe 4 des comptes du Bilan du Plan Comptable Général.
Avant d’apprendre à gérer ces types de comptes, il est nécessaire de bien appréhender leurs contours et ce qu’ils impliquent.
Les comptes dédiés aux clients de l’entreprise apparaissent sous le terme “clients et comptes rattachés”. Comme pour les fournisseurs, en comptabilité, un client est une personne physique ou morale qui paie une prestation à l’entreprise concernée.
Les comptes clients apparaissent sous le numéro 41 et correspondent donc à toutes les factures de client en attente.
La comptabilité ne fait pas de distinction selon la nature du fournisseur. Ainsi, la logique comptable désigne par “fournisseur”, tout organisme qui fournit des biens ou des services à l’entreprise qui enregistre sa comptabilité. Il peut donc s’agir de son fournisseur d’électricité, de l’entreprise qui gère son hébergement web, la papèterie auprès de laquelle on achète des fournitures…
Les comptes fournisseurs apparaissent sous le numéro 400 à 409. Il est nécessaire de distinguer si le fournisseur vend une immobilisation (qui va apparaître dans le Bilan) ou un bien ou un service (qui apparaissent dans le Compte de Résultat).
Par ailleurs, il est nécessaire de faire attention aux fournisseurs dont la facture n’est pas encore parvenue à l’entreprise. Si cette dépense a été oubliée, elle peut poser des problèmes de trésorerie comme nous allons le voir plus bas.
Savoir gérer ses comptes clients et fournisseurs passe, en premier lieu, par la conception d’un budget de trésorerie. Ce document est essentiel dans le cadre d’activités professionnelles indépendantes dans la mesure où la trésorerie peut être limitée.
Ainsi, ce document sert à prévoir les dépenses comme les rentrées d’argent sur une période que l’on juge suffisamment significative. Ainsi, certains professionnels réalisent ce type de document pour des périodes de 3 mois, d’autres pour 6 mois. Certains cherchent à prévoir leurs niveaux de trésorerie sur l’année à venir.
Avec le budget de trésorerie, chaque professionnel peut anticiper les dépenses auxquelles il devra faire face. Dès lors, il peut hiérarchiser certaines dépenses en les classant des plus urgentes aux moins urgentes. Comme nous l’avons vu plus haut, le délai pour payer un fournisseur est de 30 jours.
Comme nous l’avons vu plus haut, la comptabilité distingue l’état de la situation de chaque client ou fournisseur. Il est alors nécessaire de bien classer ses factures pour pouvoir les enregistrer au bon endroit dans sa comptabilité.
A titre d’exemple, il ne faut pas oublier les avances et acomptes versés aux fournisseurs et garder les preuves. Il faut aussi bien classer ses avoirs reçus afin de pouvoir les utiliser aux moments opportuns.
La gestion optimale de ses comptes clients et fournisseurs passe aussi par la question de la facturation. Il est donc nécessaire de respecter l’ensemble des éléments obligatoires sur ses factures. Il faut, en outre, bien enregistrer les montants de TVA (collectés sur les ventes et déductibles sur ses achats) pour faciliter la réalisation de sa déclaration de TVA mensuelle.
Enfin, il convient de souligner qu’une erreur de facturation peut coûter cher, surtout si la prestation a été sous-facturée par un mauvais calcul. L’utilisation d’un logiciel peut aider à réaliser ses factures rapidement.
En quatrième point, il est nécessaire de faire attention aux problèmes de règlement. En effet, un client mauvais payeur (appelée en comptabilité “client douteux ou litigieux) doit être contacté au plus vite pour résoudre la situation.
Un client qui refuse de payer une facture s’expose à des sanctions lourdes, surtout s’il s’agit d’une autre entreprise. Elle peut être placée en situation de cessation de paiement et déclencher une procédure judiciaire à son encontre.
Dans le cas où un professionnel indépendant se retrouve en difficulté de paiement, il doit prendre l’initiative de contacter son fournisseur afin de convenir d’un échéancier. Dans ce cas de figure, la négociation fonctionne toujours mieux que de se murer dans le silence.
Enfin, en dernier point, il convient de faire attention lors de l’enregistrement comptable des comptes clients ou fournisseurs. Ainsi, il faut respecter les points suivants :
Entreprendre nécessite de devoir gérer, au moins dans un premier temps, sa comptabilité. Toutefois, de nombreux professionnels décident d’avoir un appui sans nécessairement recourir aux onéreux cabinets d’expertise comptable.
Ainsi, avec le portage salarial, un professionnel indépendant bénéficie d’un accompagnement expert sur la comptabilité et les obligations fiscales.
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