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Les mails apparaissent désormais comme un moyen de communication central pour les particuliers et les professionnels. Les professionnels indépendants sont donc amenés à utiliser fréquemment leur boîte mail dans le cadre de leur activité. Plusieurs points sont à intégrer pour maîtriser l’usage de sa boîte mail. Vous souhaitez connaître les enjeux entourant le choix d’une boîte mail professionnelle ? Notre article vous explique les points à retenir.
De manière structurelle ou conjoncturelle, les envois et réceptions de mails connaissent une croissance soutenue et régulière. Le cabinet d’étude Radicati réalise régulièrement des analyses statistiques sur ce sujet. Le cabinet Radicati chiffre, en 2020, à 306,4 milliards le nombre de mails envoyés et reçus chaque jour dans le monde. À titre de comparaison, ce chiffre n’était que de 215,3 milliards en 2016, soit une augmentation de 42 % en 4 ans seulement.
Ce cabinet évalue également 4,04 milliards d’utilisateurs de messageries électroniques dans le monde en 2020. Ce chiffre a aussi connu une nette augmentation puisqu’en 2016, le monde ne comptait que 2,67 milliards d’utilisateurs de messageries électroniques.
Une augmentation de ces deux indicateurs dans les deux années à venir apparaît comme une évidence. Ainsi, dans ce contexte, le choix de sa boîte mail apparaît bien comme un enjeu important de la conduite de son activité professionnelle.
Comme nous l’avons vu, les mails revêtent un caractère particulièrement important dans le monde professionnel. Leur impact commercial est d’ailleurs très élevé, bien plus qu’une newsletter ou une publication sur les réseaux sociaux. Un certain nombre de règles encadrent la pratique des mails :
L’usage d’une boîte mail professionnelle repose sur un ensemble de bonnes pratiques. Tour d’horizon des points à intégrer dans la réflexion.
Pour ouvrir une boîte mail (personnelle comme professionnelle), il est nécessaire de définir l’adresse. Pour les entreprises, il convient d’opter pour des adresses de messagerie courtes et facilement identifiables par les prospects. L’objectif est de simplifier son adresse afin d’éviter les éventuelles erreurs lorsqu’un partenaire souhaite vous envoyer un message électronique.
Par ailleurs, il convient de garder à l’esprit qu’un professionnel indépendant doit conserver une certaine image de marque. Dans ce contexte, il reste préférable d’éviter les messageries gratuites dans la mesure où on ne peut pas toujours “maîtriser” son adresse mail.
Dans de nombreuses situations, les professionnels indépendants décident d’avoir une adresse mail raccordée à leur site internet. Ainsi, l’adresse mail intègre, dans sa composition, le nom de domaine du professionnel indépendant. Ce dernier est immédiatement identifiable lorsqu’il prospecte en envoyant des messages.
Les atouts des boîtes mails professionnelles résident dans leur adaptabilité aux besoins des entrepreneurs. Ainsi, il est beaucoup plus facile de classer et gérer les différents messages sur une solution payante.
En entreprise, le suivi des discussions a son importance dans la mesure où de nombreuses informations peuvent être transmises par mail. Ainsi, choisir une boîte mail qui assure une bonne gestion des mails constitue une vraie sécurité en cas de litiges ou d’incompréhension sur un projet donné.
Les boîtes mails ne proposent pas toutes les mêmes capacités en termes de stockage ou de capacité d’envois. Certaines messageries vont demander le passage à une formule premium et payante pour bénéficier de capacités de stockage plus importantes. L’augmentation de ces capacités n’est pas toujours justifiée.
Ainsi, les capacités de stockage dépendent également des pratiques et usages que l’on peut avoir de sa messagerie. Il est recommandé de nettoyer régulièrement sa boîte mail afin d’éviter d’avoir des messages qui s’accumulent. Ainsi, les mails portant sur des projets terminés peuvent être supprimés.
Il convient de souligner que la boîte mail n’est pas l’outil approprié si l’on souhaite réaliser des envois massifs à un grand nombre de prospects. Il existe un certain nombre de prestataires qui vont proposer des solutions pour faire des envois de type newsletters.
Le choix de sa messagerie doit également intégrer les aspects de sécurité. Certains fournisseurs en service de messagerie électronique proposent des logiciels antispam pour apporter une première barrière de protection.
Les entreprises doivent, en effet, faire très attention aux techniques de piratage ou d’hameçonnage. Les mails malveillants ciblent tout particulièrement les entreprises dans la mesure où ces dernières peuvent avoir besoin de leur matériel informatique pour travailler. Ainsi, les logiciels de piratage vont tenter d’infiltrer la messagerie de l’entreprise pour la mettre hors service. Pour y remédier, l’entreprise doit payer un certain montant. Cette technique illégale se retrouve sous le vocable de rançongiciel.
Une entreprise doit donc faire attention aux points suivants :
Les échanges et envois de mails à destination des partenaires peuvent donc représenter un certain temps. Ce travail n’est pas négligeable pour les professionnels indépendants qui ont l’obligation d’être polyvalents. Toutefois, les charges administratives peuvent venir alourdir le temps disponible.
Pour gagner du temps, de nombreux professionnels indépendants choisissent la voie du portage salarial. Les entreprises de portage salarial apportent un appui expert sur une pluralité d’aspects en lien avec la conduite de l’activité.
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