Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

La comptabilité est obligatoire pour les activités professionnelles. Si certaines entreprises bénéficient de démarches simplifiées, la production de documents comptables est obligatoire. Vous êtes un professionnel indépendant et souhaitez choisir au mieux votre logiciel de comptabilité pour votre activité ? Notre article vous présente les critères à intégrer avant de faire son choix.

Les principes généraux de la comptabilité

La comptabilité correspond à toutes les missions en lien avec l’enregistrement des mouvements au sein d’une entreprise. Par la comptabilité, il est possible d’avoir un ensemble d’informations sur une entreprise :

• Son chiffre d’affaires. Les documents comptables permettent d’évaluer le niveau total des ventes réalisées par une entreprise. Cette dernière peut vendre des marchandises ou des produits finis (biens ou services).
• Son capital social. Il est possible de savoir le montant mis dans l’entreprise par les différents actionnaires d’une entreprise. Toutefois, les documents comptables ne précisent pas l’identité des actionnaires.
• Son résultat net. Les documents comptables indiquent si une entreprise est en situation de bénéfice ou de perte. Avec le Report à Nouveau (RAN), il est possible de connaître, en partie, les niveaux éventuels de bénéfices et de pertes des années antérieures.
• Ses dettes. Elles peuvent être de plusieurs ordres puisqu’une entreprise peut avoir des dettes envers des fournisseurs, des services de l’État ou ses salariés. Les emprunts bancaires entrent également dans les dettes d’une entreprise.
• Son patrimoine. Également identifié sous l’appellation d’immobilisations, ce patrimoine est indiqué dans les documents comptables. Il peut s’agir de machines, de véhicules, de bâtiments, de terrains mais également de marques, de brevets ou d’actions détenues dans une autre entreprise.
• Ses disponibilités bancaires. Le Bilan permet d’indiquer le niveau de trésorerie disponible d’une entreprise. Ce niveau n’indique pas sa Capacité d’Auto-Financement (CAF) obtenue selon un autre calcul.

Les obligations légales sont, évidemment, plus souples avec les micro-entrepreneurs du fait de leur statut. Toutefois, toutes les entreprises doivent produire un Compte de Résultat, un Bilan et indiquer les éléments complémentaires dans les annexes comptables.

Choisir son logiciel de comptabilité pour son activité

Le choix d’un logiciel de comptabilité n’est pas une tâche qui doit se prendre à la légère. Il est nécessaire de comparer et d’évaluer les atouts et inconvénients des différentes solutions. Tour d’horizon des grands critères à intégrer avant de faire son choix.

Veiller à l’ancienneté du prestataire

Les solutions, en matière de logiciels de comptabilité, fonctionnent avec des formats différents. Ainsi, il peut être particulièrement difficile de changer de logiciel de comptabilité sans avoir à tout refaire en matière de saisie.

Dans ce contexte, un professionnel doit bien choisir son logiciel de comptabilité dans la mesure où celui-ci va l’accompagner pendant de nombreuses années. Il est donc essentiel de bien s’informer sur le prestataire fournissant le logiciel de comptabilité.

Nous recommandons d’opter pour les acteurs historiques et bien implantés en matière de gestion de solutions de comptabilité. En effet, opter pour un prestataire récent porte le risque d’une cessation d’activité de sa part.

Porter une attention à la complexité des saisies

Pour produire les documents comptables, il est nécessaire de maîtriser les enjeux du journal comptable. Ainsi, un professionnel doit être en mesure d’enregistrer toutes les opérations comptables selon la double saisie débit/crédit.

Toutefois, certains logiciels de comptabilité proposent une saisie simplifiée permettant de ne pas faire cet enregistrement classique. Dès lors, la saisie comptable devient accessible à tous. Cette option est à choisir lorsque l’activité est relativement simple et le statut juridique plutôt simplifié. Les micro-entrepreneurs et les associations optent plutôt pour ce type de solutions.

Adapter le logiciel aux spécificités de son domaine d’activité

Il existe une multitude d’intitulés en comptabilité. Ces intitulés sont présents dans le Plan Comptable Général (PCG). Toutefois, certains logiciels de comptabilité ne vont s’adapter qu’à certaines activités particulières.

A titre d’exemple, les exploitations agricoles ont besoin de logiciels spécialisés pour intégrer les différents éléments de leur activité. Un professionnel indépendant doit donc comparer les logiciels pour en choisir un qui est spécialisé sur son activité.

En faisant ce choix, le professionnel va utiliser un logiciel de comptabilité qui sera paramétré selon les exigences et les particularités de son secteur d’activité.

Regarder le coût et les services associés

Enfin, en dernier point, un entrepreneur doit chiffrer le coût réel de l’acquisition de son logiciel de comptabilité. Plusieurs prestataires proposent des formules avec des abonnements mensuels. Cette solution permet d’étaler les paiements et diminue la charge que représente l’acquisition définitive du logiciel.

Par ailleurs, il est important de souligner que les formules payantes s’accompagnent généralement d’un service d’accompagnement. La prise en main est plus facile. Les conseillers de l’entreprise prestataire peuvent alors guider et résoudre les problèmes que l’on rencontre.

Il existe, évidemment, des solutions gratuites de comptabilité. Il s’agit souvent de logiciels libres qui nécessitent une bonne formation en comptabilité et en informatique pour une prise en main optimale.

Entreprendre simplement grâce au portage salarial

La comptabilité, comme les missions administratives et fiscales, peut devenir une source de stress pour les professionnels qui n’ont pas la formation adéquate. Ainsi, les tâches peuvent s’accumuler, créant un sentiment de surcharge de travail. Cette situation peut aboutir à une forme de dépression ou de burn-out.

Tous les professionnels ne sont pas des spécialistes de la gestion administrative et financière d’entreprise. Dans ce contexte, confier ces missions à des conseillers experts peut devenir une nécessité. Les sociétés de portage salarial permettent, entre autres, d’assurer ce type de missions pour décharger les professionnels.

Une société de portage salarial intervient pour aider les professionnels dans leur activité. Ces derniers peuvent alors se concentrer sur le cœur de leur activité et s’épargner du stress tout en se libérant du temps libre. L’usage d’un logiciel de comptabilité intervient alors en complément, pour effectuer des analyses de son activité. La production des documents comptables obligatoires reste du ressort de l’entreprise de portage.

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