Les frais professionnels pris en charge en portage salarial 

Toute activité professionnelle génère des frais. Certains, pris en charge par le client, sont appelés « frais de mission ». Cette catégorie de frais professionnels en portage salarial couvre généralement les dépenses liées aux déplacements, à l’hébergement ou à la restauration. Cependant, le consultant indépendant et l’entreprise cliente peuvent s’accorder sur le remboursement d’autres types de frais, avec éventuellement un plafond ou des restrictions comme la classe de transport, la catégorie d’hôtel, etc.
Les autres frais liés à l’activité du freelance non facturés au client sont désignés par « frais de fonctionnement ». Ils englobent toutes sortes de dépenses nécessaires à l’exécution des prestations et au développement de l’activité :

• Le matériel informatique (ordinateur, imprimante, scanner, logiciels…) et fournitures de bureau (papier, cartouches d’encre, documentation professionnelle…).
• La communication : site web (création, hébergement), connexion internet, abonnement téléphonique, impressions, participations aux salons, inscriptions à des plateformes spécialisées…
• Les déplacements : forfait kilométrique, péage, billet d’avion ou de train, tickets de métro ou de bus, carte Navigo, frais de stationnement…
• La restauration : au réel avec justificatifs, les repas avec les clients.
• L’hébergement : au réel.
  Seuls les frais dits de représentation (habillement, coiffeur…) ne sont pas intégrables dans les notes de frais dans le cadre d’un contrat de portage salarial.

Comment optimiser ses revenus grâce aux frais professionnels ?

Contrairement aux frais de missions, les frais de fonctionnement sont limités par l’URSSAF à l’équivalent de 15% du chiffre d’affaires hors taxe réalisé par le salarié porté sur le mois. Tous doivent être directement liés à l’activité professionnelle et engagés au cours d’une journée travaillée.
En revanche, ces dépenses sont distinctes du salaire et sont exonérées des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu. En passant le maximum de dépenses professionnelles en frais de fonctionnement, le consultant accroît notablement son revenu net.
La plupart des sociétés de portage salarial créent pour chacun de leurs salariés portés un espace personnel sur une plateforme web sécurisée. Ces derniers peuvent y insérer directement leurs frais et envoyer les documents justificatifs numérisés.