Facturation des indépendants : nos 10 conseils à suivre

La facturation et les opérations comptables demeurent des tâches particulièrement problématiques pour un certain nombre de professionnels indépendants. Souvent complexes, ces missions apparaissent également chronophages. Vous êtes un professionnel indépendant et vous souhaitez obtenir des conseils pour faciliter et fluidifier la gestion de votre facturation ? Notre article vous propose 10 conseils à suivre au quotidien.

Les règles de facturation

Il existe un certain nombre de règles qu’une entreprise doit respecter pour ses factures. Ces règles sont encadrées par la législation afin de clarifier les relations commerciales. Parmi celles-ci, on évoque régulièrement :

• La présence des éléments d’identification du client et du fournisseur. Il va s’agir d’inscrire tout ce qui permet de clairement identifier l’acheteur et le vendeur (nom, numéro SIRET, adresse…).
• La date et les autres éléments temporels. Une facture doit être, évidemment datée. Toutefois, les délais de livraison peuvent également apparaître afin de situer la période de réalisation de la prestation.
• La numérotation de la facture. Ce numéro unique doit permettre de suivre chronologiquement l’enregistrement des factures. Cette numérotation évite de faire « disparaître » certaines factures au risque de créer un “trou” dans la comptabilité.

Ces éléments peuvent, toutefois, être complétés par quelques pratiques permettant d’optimiser la gestion de sa facturation.

Indépendants : 10 conseils pour améliorer la gestion de sa facturation

Il est important que la gestion de la facturation, au sens large, ne devienne pas chronophage. En effet, il s’agit d’une activité qui ne crée pas de valeur en tant que telle. Nous vous partageons, dans la suite de cet article, 10 conseils pour optimiser et améliorer la gestion de la facturation en tant qu’indépendant.

1. Concevoir un modèle-type

La première étape est de bâtir un modèle type de facture, que ce soit par type de prestation ou par catégorie de clients. Les commandes peuvent être similaires d’un mois à l’autre et les clients peuvent demander une prestation régulière sur un temps donné. Il va alors s’agir d’avoir l’ossature d’une facture modifiable en quelques secondes en fonction du client et de la commande.

2. Choisir une numérotation de facture simple

Comme nous l’avons vu, la numérotation fait partie des exigences légales d’une facture. Toutefois, un professionnel indépendant peut décider de choisir une numérotation simple lui permettant de fluidifier sa gestion comptable. Cette numérotation peut alors se limiter à un numéro ajouté à l’année de l’exercice en cours.

3. Classifier vos documents

Le troisième point concerne le nom que l’on donne aux fichiers de facture. Il convient alors de donner un nom qui va permettre d’avoir des informations techniques : date, numéro de facture, nom du client… Les noms donnés aux documents vont être utiles pour l’archivage (point 4) et pour la déclaration mensuelle de TVA (point 7).

4. Penser à l’archivage

Enfin, quatrième point en lien direct avec le traitement du document, un professionnel indépendant doit définir le parcours de conservation et d’archivage des factures. Il s’agit alors de définir les lieux, fichiers et espaces au sein desquels les factures vont être stockées. Il est préférable que ces espaces de stockage soient facilement accessibles. Il faut, toutefois, veiller également à la sécurisation des accès à ces fichiers vis-à-vis des personnes extérieures.

5. Intégrer la gestion des devis

La gestion de la facturation ne concerne pas uniquement les factures, mais également les devis. Il est alors utile de suivre tous ces conseils pour l’émission des devis. Certains entrepreneurs font également en sorte que les devis soient facilement convertibles en factures en cas d’acceptation par le client d’une proposition de prestation.

6. Détailler le contenu de la prestation

Il arrive que les commandes des clients portent sur une pluralité d’éléments. Ainsi, un community manager peut gérer plusieurs comptes de réseaux sociaux pour la même entreprise. Un ingénieur web peut développer plusieurs sites et applications pour le même client. Le détail de chaque facture va faciliter le suivi et éviter d’oublier de facturer telle ou telle prestation.

Par ailleurs, l’inscription du détail de la prestation et des délais de réalisation permettent d’éviter les litiges. Il s’agit alors d’un gain de temps non négligeable en cas de doutes.

7. Faciliter la déclaration mensuelle de TVA

Pour de nombreux professionnels indépendants, la déclaration mensuelle TVA va se baser sur le chiffre d’affaires encaissé. Ainsi, il ne suffit pas uniquement de suivre les factures non payées (point 9), mais également d’intégrer les factures payées.

Afin de gagner du temps, il est possible d’avoir un modèle type de déclaration de TVA en format Excel. Cette organisation permet d’ajouter les éléments au fur et à mesure dans l’optique de gagner un temps précieux lors du remplissage de la déclaration mensuelle de TVA.

8. Suivre le niveau de trésorerie

Un professionnel indépendant peut également relier la gestion de la facturation avec le suivi de ses niveaux de trésorerie. En effet, la trésorerie est essentielle pour un professionnel indépendant pour les raisons suivantes :

• Les charges sont souvent immédiates. Il doit régler les factures d’énergie, de locations, d’achats de matériel sans attendre.
• Les produits peuvent être réceptionnés dans le temps. Les délais légaux de paiement des factures sont de 30 jours créant, de fait, un décalage. Ce délai peut même aller jusqu’à 60 jours en fonction des situations.

9. Gérer les impayés

En complément du point précédent, il est important de suivre les impayés. En termes comptables, les factures non réglées correspondent à des “créances clients”. Il ne s’agit pas d’un problème sauf en cas de litiges ou de difficultés pour récupérer les fonds (voir point 10).

Les clients n’ont pas nécessairement une vue quotidienne sur les factures en attente de règlement de leur part. Il est parfois nécessaire d’effectuer des relances. Cette procédure peut donc être facilitée si l’on peut retrouver facilement les factures en attente.

10. Concevoir une procédure en cas de litige

La gestion de la facturation peut également se confronter à des cas difficiles. Lors d’un litige, un professionnel indépendant va devoir engager une procédure pour récupérer les montants de sa prestation. Il convient de préciser qu’il est possible de trouver, en fonction de la situation, un arrangement avec le client.

Toutefois, en cas d’absence de motifs valables chez le client, il faut transmettre la situation auprès du Tribunal de Commerce.