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Savoir comment approcher un client d’une manière professionnelle est la clé de la réussite d’une relation d’affaires. L’élaboration d’une offre commerciale (propale) est l’une des étapes les plus importantes dans le processus de vente de services de conseil et de tout type de vente en général. Si, elle est bien rédigée, une propale peut augmenter vos chances d’obtenir des contrats. La proposition est le cadre dans lequel toutes les approches précédentes doivent être consignées dans un document, permettant au client e prendre la décision de vous engager ou non.
Une offre commerciale est une proposition rédigée d’une manière personnalisée afin de répondre à une demande précise. Il s’agit d’un document de vente qu’un consultant indépendant ou une entreprise présente à un client potentiel, généralement après un travail marketing et une première approche qui sont déjà bien déterminants. L’objectif est de proposer des solutions (services, produits, etc.) afin de répondre à une situation.
Une propale peut être sollicitée (à la demande du client) comme il peut s’agir d’une offre commerciale non sollicitée dans l’espoir de saisir une opportunité. Dans les deux cas, les offres doivent être adaptées aux besoins du client et lui fournir les informations pertinentes pour prendre une décision. Il s’agit de faire une présentation qui inspire l’action.
Avant de procéder à la rédaction d’une proposition, il est essentiel de passer par une phase de préparation qui sert à identifier un nombre d’éléments pour donner plus de force de persuasion à l’offre.
Définir ses objectifs est une étape primordiale dans n’importe quel travail, qu’il s’agit d’une offre commerciale ou de tout autre type de tâches. Améliorer le contact avec le client permet de connaître ses besoins et d’avoir une vision claire sur le résultat souhaité. L’essentiel est de déterminer le but de l’offre et de définir les problèmes qui seront résolus avec les produits ou les services proposés.
La propale sert à donner une solution et répondre à des besoins précis. En tant que consultant indépendant, vous ne devez pas commettre l’erreur de rédiger une offre commerciale générique. Le client risque de ne pas être convaincu et vos efforts n’auront aucun impact. La meilleure approche est de comprendre le client et d’essayer d’identifier ses préoccupations. , quelles sont leurs politiques opérationnelles et leur philosophie de gestion.
Afin que votre propale soit claire et efficace, il est nécessaire de préparer, planifier, rédiger et réviser en fonction de la situation de chaque client. Cela consiste à prendre du recul afin d’analyser toutes les données fournies par ses prospects, et de déterminer les solutions qui s’adaptent parfaitement. Cette étape permet aussi de repérer les éléments clé, de définir un problème précis et de créer une proposition personnalisée. Il ne faut pas oublier que la solution est le cœur d’une propale, elle doit donc être efficace et utile.
Dans une proposition, un consultant indépendant peut être tenté d’exagérer ses ressources, de gonfler son expérience et ses références, le dévouement des partenaires et l’infaillibilité de sa méthodologie entre autres. Cette approche doit être strictement évitée, parce que si la réalité et le résultat ne correspondent pas aux promesses, cela se traduira par une expérience négative pour le client. La proposition commerciale sera peut-être validée, mais l’avenir du projet sera très incertain.
Disposer de toutes les informations est un élément crucial. En ce sens, le consultant doit savoir qui est responsable des décisions, quels sont les principaux produits et services et qui sont les concurrents directs. Il est plus facile de poser toutes les questions souhaitées directement au client et d’écouter attentivement ce qu’il a à dire. S’il n’est pas possible d’obtenir personnellement les renseignements souhaités, il est plus pratique de consulter d’autres sources disponibles.
Les renseignements représenteront une base de données valable sur les besoins, les expériences passées et sur le budget que le client peut consacrer. Un autre moyen que le consultant peut utiliser pour enrichir sa quête et obtenir un maximum d’informations, consiste à chercher des données en ligne. Les réseaux sociaux sont une excellente source pour obtenir une vision sur les activités des clients et leurs besoins. Cela permettra de concevoir une offre basée sur une proposition commerciale pertinente avec des solutions sur mesure.
Avant de commencer la rédaction d’une offre commerciale, il est indispensable d’effectuer une estimation des coûts impliqués par la solution proposée. Il s’agit d’une étape primordiale, dans la mesure où beaucoup de clients ont tendance à commencer leur lecture par la partie budget. À cet effet, le consultant freelance doit présenter une offre de tarif détaillée, compétitive et facile à comprendre.
Pour obtenir un résultat bien précis, il est possible de se baser sur les éléments de projets précédents et de les appliquer à l’offre commerciale actuelle, à condition de prendre en compte les points de différences. L’estimation doit être basée sur le temps et le budget investi pour les solutions proposées. En outre, il ne faut oublier qu’il y a toujours une marge de négociation entre le prix indiqué dans la proposition et le prix final.
Dans le même registre, il est recommandé de séparer les coûts. Ainsi, au lieu d’avoir un tarif global, la propale doit préciser des tarifs pour chaque tâche ou solution. Ce faisant, cela aura pour effet de permettre au client d’avoir plus de détails sur l’offre commerciale.
Maintenant que toutes les informations nécessaires sont réunies, il est temps de passer à la rédaction de la proposition commerciale. À ce titre, il est recommandé de commencer par une phase de description de l’offre. La proposition doit parler d’elle-même, donc en plus de s’occuper du contenu, le consultant doit prendre soin de la forme.
Il s’agit d’une offre d’aspect commerciale qui doit être persuasive. Dans cette optique, le texte doit être rédigé de manière à exposer le concept et la solution avec un langage convaincant et positif. Néanmoins, il faut rester réaliste et ne pas exagérer dans son offre. Cela peut conduira à des promesses non réalisables et nuire à la réputation du consultant. La simplicité est une approche qu’il faut adopter pour ne pas encombrer sa proposition de détails inutiles.
Afin de garder un aspect réaliste, il est préconisé d’utiliser des termes spécifiques, qui décrivent parfaitement le résultat et les outils pour y parvenir. Il faut toutefois utiliser le langage le moins technique possible, expliquer les acronymes et évitez d’entrer dans des détails techniques non pertinents ou superflus. La voix active est plus appréciée dans la rédaction d’une offre commerciale, car elle est plus directe et bien plus facile à lire.
Il est essentiel de suivre une structure bien déterminée :
La proposition commerciale est désormais rédigée et corrigée avec une structure précise. Elle contient également toutes les informations nécessaires au client pour prendre une décision. Par conséquent, il est temps de passer à l’aspect de la propale.
Un fond riche en informations et bien présenté est ce qui fait une bonne offre commerciale sur-mesure. En effet, le design, la présentation et tout ce qui est visuel influence énormément et d’une manière indirecte les décisions que les gens prennent tous les jours. Ce point ne doit pas être négligé, étant donné qu’il peut faire une différence pour le client.
Puisqu’il s’agit d’un document commercial, il faut garder en tête que vous êtes un consultant professionnel qui adresse une proposition à un autre professionnel. À cet égard, le document fourni au client doit représenter cet aspect de professionnalisme. C’est votre image qui reflète le niveau d’engagement et de crédibilité. Pour cette raison, votre propale doit être bien structurée, agréable à lire et bien présentée.
La forme compte autant que le contenu. Il faut commencer par définir la mise en page la mieux adaptée à ce type de document. Il faut considérer également l’alignement, l’espacement, les tailles et polices à utiliser. Les paragraphes doivent être aérés, pour une lisibilité confortable. Les phrases courtes fonctionnent mieux, car elles sont plus faciles à assimiler. Toutefois, il faut accorder une attention particulière au choix des phrases les plus importantes.
Il s’agit de la dernière étape avant de procéder à l’envoi. Un dernier examen global de la propale permet de mettre en œuvre une offre parfaite. Cela se résume à la relecture et la correction du contenu. Il est ainsi possible d’optimiser son offre commerciale, pour éviter toute erreur grammaticale ou faute de frappe.
La révision permet également d’examiner le contenu pour s’assurer qu’il répond parfaitement aux besoins du client et aux objectifs du consultant. Afin de réussir cette étape, il est préférable de :
Maintenant que l’offre est prête à être soumise au client, il est temps de se concentrer sur le projet et sur la meilleure façon de l’aborder. Il s’agit désormais de développer la méthodologie qu’il faut utiliser pour atteindre ses objectifs et ceux de son client.
