Comment animer une réunion ?

Prendre rendez-vous avec des managers d’entreprise est un parcours du combattant. Susciter leur intérêt au cours d’une réunion en est une autre. L’emploi du temps de ces derniers étant souvent très rempli, les consultants sont conscients qu’ils doivent contrôler tous les aspects des réunions qu’ils gèrent pour que celles-ci puissent être fructueuses. Voici une check-list des mesures à prendre et les techniques d’animation pour animer correctement une réunion devant un client.

La phase de préparation

On reconnait la qualité d’une réunion, non pas par sa fréquence, mais par son potentiel et sa valeur ajoutée. Ce n’est pas parce que vous êtes un consultant que vous devez par défaut attraper la « réunionite », c’est-à-dire convoquer le staff pour tout et n’importe quoi. Avant d’engager une réunion avec le personnel dirigeant, il est capital de fixer votre objectif principal. Qu’attendez-vous de cette réunion ? Est-ce pour trouver la solution d’une problématique, pour susciter l’action des participants, pour partager des informations, ou pour d’autres raisons majeures ?

Une fois que l’intérêt réel de la réunion est mis en évidence, une préparation s’impose afin de susciter la motivation des participants. Cela commence par la détermination de l’heure et du jour de la réunion. S’il n’y a pas de règles strictes à ce niveau, il serait toutefois préférable de choisir une plage horaire où la concentration est à son maximum (vers 11 heures ou vers 16 heures par exemple). Si vous n’avez pas de créneau à ces pics d’attention de la part de votre auditoire, choisissez un moment qui convient en évitant autant que possible les horaires tardifs (après 18 heures quand on ne pense qu’à rentrer), ou la veille d’un long week-end (un vendredi après-midi où l’on se concentre à moitié).

Pour qu’une réunion ne soit pas perçue comme un moyen de passer le temps, il est également essentiel d’impliquer chacun des participants. Pour inciter une réflexion en amont et une préparation psychologique, le consultant pourra envisager d’envoyer un mémo sur l’ordre du jour ou un questionnaire sur le thème la veille de la séance. Il peut préciser aussi bien les objectifs généraux du meeting ou d’autres grandes lignes directrices que des détails plus personnalisés, comme ce que l’on attend de chacun des participants. Si l’idée est de délimiter le périmètre et l’enjeu attendu afin de permettre à chacun d’aborder la réunion dans un même état d’esprit, cela n’empêche pas pour autant les avis personnels, les débats, voire un léger débordement bénéfique.

 Une réunion préparée à l’avance suppose, par ailleurs, une formalisation des objectifs. Cela implique pour le consultant une préparation en détail de son discours. Étant donné qu’il doit s’attendre à des échanges et à des réflexions de la part de son auditoire, le consultant devra être synthétique et concis. Pour appuyer ses dires, il devra par exemple étudier les cas similaires, analyser les expériences passées ou apprendre les chiffres-clés. Il devra définir le contenu de la réunion et si besoin, éditer des supports (faire des montages vidéos, dresser des tableaux et des graphiques, fournir de la documentation…).

La phase d’animation

Pour qu’une réunion se déroule correctement, il est capital que tous soient conscients qu’ils ont un rôle à jouer. Commencez alors par assigner les rôles clés afin de sensibiliser les participants. Qui sera secrétaire de séance, gardien du temps, orateur, logistique… ? Si cela peut paraître superflu, rappeler les règles de courtoisie et de respect mutuel reste également une démarche nécessaire pour le bon déroulement de la séance. De votre côté, pensez à débuter à l’heure convenue.

Pour lancer la séance, définissez le contexte de la réunion en apportant une approche globale positive et en précisant les points négatifs. Si vous avez besoin d’illustrer vos propos, évitez toutefois de surcharger les informations, en laissant à votre audience le temps de s’imprégner de vos supports. En tant que consultant, votre mission est d’aider votre client à reconnaitre un problème. Une fois l’existant identifié, il lui sera plus facile de comprendre le rapport de cause à effet et de déterminer le déclencheur du problème. Vous pouvez alors aborder plus facilement et de manière logique les objectifs et les enjeux du meeting.

Animer une réunion suppose, par ailleurs, que l’on n’attend pas de vous à ce que vous trouviez seul la solution. Pour lancer la participation de votre audience, posez des questions clés et différez les réponses si cela mérite la réflexion du groupe. N’hésitez pas à explorer les acquis et les possibilités déjà connues, tout en laissant place à la créativité de vos interlocuteurs. S’il est essentiel de fixer des limites, rien ne vous empêche de laisser libre cours à leur imagination. En confrontant la scène actuelle à l’idéal imaginé, ils pourront par eux-mêmes trouver une meilleure alternative et résoudre la problématique en toute simplicité. Si des solutions déjà envisagées ont été efficaces à moindre mesure, vous pouvez également extrapoler en fonction des résultats. Demandez-vous où telle initiative a échoué, quelles sont les manques à améliorer… et incitez la discussion. Effectuez des tests de cas si cela est possible. D’autres techniques comme le brainstorming ont également fait leur preuve.

Les barrières hiérarchiques peuvent altérer le succès des réunions professionnelles. Pour éviter les tensions, ne rompez pas ouvertement toute forme de bavardage ou d’échange à messe basse entre voisins. Avec de la diplomatie et du tact de votre part, ces derniers se tairont d’eux-mêmes. Si vos interlocuteurs ont tendance à adhérer à tous les avis de leurs responsables ou s’ils tendent à reformuler les propos de leurs voisins, cela ne veut pas systématiquement dire que la solution trouvée est la bonne. Une des techniques efficaces est celle de la « blackbox », dans laquelle les interrogations non verbalisées et les avis non partagés sont à déposer non signés dans une urne. Objectif : susciter la discussion et contourner les blocages hiérarchiques.

La phase de conclusion

Combien même vous avez affaire avec la direction ou le personnel cadre, vos interlocuteurs restent des humains. Par conséquent, n’étendez pas votre réunion à l’infini. D’abord parce que cela pourrait désorganiser les emplois du temps de chacun. Et surtout parce que la durée maximum de concentration est de 45 minutes. Si vous avez besoin de plus de temps, reportez la suite de la réunion à un autre jour ou faites une pause entre chaque séance.

Un meeting doit aboutir à une (ou des) action(s) précise(s). Par conséquent, il est essentiel que le consultant puisse formaliser la conclusion de la réunion. Quelles sont les décisions prises et quelles sont les responsabilités de chacun ? Quelles sont les prochaines mesures à prendre ? Il devra alors s’assurer que le compte-rendu soit validé et que la décision est acceptée par chaque participant.