Que faire quand un client ne paie pas ?

Publié le 28 juin 2024

Dans le monde du freelancing et de l’entrepreneuriat indépendant, la gestion des finances est essentielle. Malheureusement, il arrive fréquemment qu’un client ne paie pas une facture, créant des problèmes de trésorerie pour les indépendants.

Les impayés peuvent mettre en danger la viabilité de votre activité, surtout si vous dépendez de paiements réguliers pour couvrir vos frais.

Que vous soyez confronté à ce problème pour la première fois ou que vous cherchiez des solutions plus efficaces, vous trouverez ici des stratégies pour protéger vos intérêts financiers.

Prévenir les impayés

Établir des contrats clairs

Pour prévenir les impayés, il faut commencer par établir des contrats clairs et détaillés. Les conditions générales de vente (CGV) doivent être bien définies et acceptées par les deux parties. Un contrat solide doit inclure :

• Les modalités de paiement : précisez les échéances, les méthodes de paiement acceptées et les délais de paiement.
• Les pénalités de retard : mentionnez les intérêts de retard et les frais supplémentaires en cas de non-paiement à la date prévue.

Des contrats clairs permettent de réduire les malentendus et de poser un cadre légal pour toute démarche de recouvrement future.

Demander des acomptes

Demander un acompte est une pratique efficace pour sécuriser les paiements. Cela montre également que le client est engagé dans le projet. Voici quelques conseils pour la gestion des acomptes :

• Montant de l’acompte : généralement, un acompte représente entre 20 % et 50 % du montant total du projet.
• Moment de la demande : l’acompte doit être demandé avant le début du travail, et le projet ne doit commencer qu’après réception du paiement.

Les acomptes permettent de couvrir les premiers coûts et de sécuriser une partie des revenus.

Surveiller la solvabilité des clients

Avant de s’engager dans un projet, il est prudent de vérifier la solvabilité du client. Voici quelques méthodes pour évaluer la solvabilité :

• Rechercher des informations financières : utilisez des outils en ligne pour obtenir des informations sur la santé financière de l’entreprise.
• Demander des références : contactez d’autres prestataires qui ont travaillé avec ce client pour connaître leur expérience.

Surveiller la solvabilité des clients permet d’anticiper les risques de non-paiement et de prendre des décisions éclairées.

Agir rapidement en cas de retard de paiement

Relance amiable

La première étape pour gérer un retard de paiement est de procéder à une relance amiable. Il est faut agir rapidement et avec tact pour rappeler au client ses obligations de paiement sans détériorer la relation professionnelle. Voici comment procéder :

Première relance : envoyez un e-mail de rappel quelques jours après l’échéance de la facture. Soyez courtois et professionnel, en rappelant les détails de la facture et en demandant un paiement rapide.

Exemple :

« Cher [Nom du client], nous avons constaté que la facture n°[numéro] d’un montant de [montant] € arrivée à échéance le [date d’échéance] n’a pas encore été réglée. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder au paiement dès que possible. Merci de nous informer si vous rencontrez des difficultés ou avez des questions concernant cette facture. »

Deuxième relance : si aucune réponse n’est reçue après la première relance, renvoyez un e-mail une semaine plus tard en insistant légèrement plus sur l’urgence de la situation.

Exemple :

« Cher [Nom du client], sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le paiement de la facture n°[numéro] d’un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date d’échéance]. Nous vous prions de bien vouloir régulariser cette situation au plus vite afin d’éviter toute pénalité de retard. »

Relance téléphonique

Si les relances écrites ne suffisent pas, il est temps de passer à une relance téléphonique. Cette approche plus directe peut souvent accélérer le processus de paiement.

• Préparation : avant de passer l’appel, assurez-vous d’avoir toutes les informations pertinentes à portée de main, y compris les détails de la facture et les copies des relances précédentes.
• Conversation : restez courtois et professionnel. Expliquez la situation et demandez des explications sur le retard de paiement. Montrez votre compréhension tout en étant ferme sur la nécessité de régler la facture.

Exemple :

« Bonjour [Nom du client], je vous appelle concernant la facture n°[numéro] d’un montant de [montant] € qui est arrivée à échéance le [date d’échéance]. Nous n’avons toujours pas reçu le paiement et souhaitions savoir si vous avez rencontré des difficultés ou si vous avez besoin d’informations supplémentaires pour finaliser le paiement. »

Solutions en cas de non-paiement

Médiation et négociation

Lorsque les relances amiables et téléphoniques n’ont pas porté leurs fruits, il peut être utile de proposer une médiation ou une négociation. Ces approches permettent de résoudre le conflit à l’amiable tout en évitant des procédures légales coûteuses et longues.

• Proposer une médiation : une tierce partie neutre peut aider à trouver un terrain d’entente entre vous et votre client. La médiation favorise le dialogue et peut souvent débloquer des situations compliquées.
• Négocier des modalités de paiement : si le client rencontre des difficultés financières, proposez un plan de paiement échelonné. Cela peut faciliter le règlement de la dette tout en maintenant une relation professionnelle positive.

Mise en demeure

Si les tentatives de médiation et de négociation échouent, il est temps d’envoyer une mise en demeure. Ce document formel demande le paiement immédiat de la facture sous peine de poursuites judiciaires.

Rédaction de la mise en demeure : soyez précis et clair. Mentionnez les détails de la facture, les relances effectuées et les conséquences en cas de non-paiement.

Exemple :

« Madame, Monsieur, sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que la facture n°[numéro] d’un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date d’échéance], reste impayée à ce jour. Nous vous mettons en demeure de procéder au paiement sous huit jours, faute de quoi nous nous verrons contraints de saisir les juridictions compétentes. »

Envoi de la mise en demeure : envoyez-la par courrier recommandé avec accusé de réception pour avoir une preuve de réception.

Recours légaux en France

Lorsque les démarches amiables et les négociations échouent, il devient nécessaire de recourir à des procédures légales pour récupérer les montants dus. En France, plusieurs options s’offrent aux freelances et entrepreneurs indépendants pour faire valoir leurs droits.

Procédure d’injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure judiciaire simple, rapide et peu coûteuse, idéale pour les créances incontestées.

• Conditions : La créance doit être certaine, liquide et exigible. Cela signifie qu’elle doit être justifiée par un contrat ou une facture, que le montant doit être déterminé et que la date de paiement doit être échue.
• Démarches :
  • Constitution du dossier : Rassemblez les preuves de la créance, telles que les contrats, les factures impayées, les relances écrites et les échanges de courriels.
  • Dépôt de la requête : Déposez une requête en injonction de payer auprès du tribunal judiciaire ou de commerce compétent, accompagnée des pièces justificatives.
  • Décision du juge : Le juge examine la demande et, s’il la trouve fondée, rend une ordonnance d’injonction de payer. Cette ordonnance est ensuite signifiée au débiteur par un huissier de justice.
• Suite de la procédure :
  • Contestation : Le débiteur dispose d’un mois pour contester l’ordonnance. En l’absence de contestation, l’ordonnance devient exécutoire et vous pouvez demander son exécution forcée.
  • Exécution forcée : En cas de non-paiement, vous pouvez demander à un huissier de justice de procéder à l’exécution forcée, par exemple en saisissant les biens du débiteur.

Assignation en justice

Si la procédure d’injonction de payer n’est pas adaptée ou si le débiteur conteste la créance, il peut être nécessaire d’assigner le débiteur en justice.

• Quand l’envisager : Cette procédure est appropriée pour les montants importants ou lorsque le débiteur conteste la validité de la créance.
• Démarches :
  • Constitution du dossier : Rassemblez toutes les preuves nécessaires pour étayer votre demande, y compris les contrats, factures, échanges de courriers et toutes les relances effectuées.
  • Assignation : Faites rédiger une assignation par un avocat. Ce document officiel informe le débiteur de la nature de la créance et de la date de l’audience.
  • Audience : Lors de l’audience, le juge examine les arguments des deux parties et rend une décision. Si le juge vous donne raison, il condamne le débiteur à payer la somme due.
• Coûts et délais : Cette procédure est plus coûteuse et longue que l’injonction de payer. Elle implique des frais d’avocat et peut durer plusieurs mois, voire années, en fonction de la complexité du dossier et de la charge de travail des tribunaux.

Faire appel à un professionnel

Lorsque toutes les tentatives amiables échouent et que les recours légaux deviennent inévitables, faire appel à un professionnel peut grandement augmenter vos chances de recouvrer les montants dus. Les avocats spécialisés en recouvrement, les huissiers de justice et les sociétés de recouvrement sont des alliés précieux dans ce processus.

Avocats spécialisés en recouvrement :

• Rôle et expertise : Un avocat spécialisé en recouvrement de créances peut vous fournir des conseils juridiques précis, rédiger des documents légaux tels que les mises en demeure et les assignations, et vous représenter devant les tribunaux. Leur expertise permet de s’assurer que toutes les démarches sont effectuées dans le respect des règles de procédure, maximisant ainsi vos chances de succès.
• Coûts : Les frais d’un avocat peuvent être élevés, mais ils sont souvent justifiés par l’efficacité et la rigueur juridique apportée à votre dossier. De plus, certains avocats proposent des honoraires de résultat, c’est-à-dire qu’ils ne sont payés qu’en cas de recouvrement effectif.

Huissiers de justice :

• Rôle et missions : Les huissiers de justice sont des officiers ministériels chargés de signifier les actes juridiques (comme les mises en demeure et les ordonnances d’injonction de payer) et de procéder à l’exécution forcée des décisions de justice. Ils peuvent saisir les biens du débiteur pour rembourser la créance.
• Coûts : Les honoraires des huissiers sont réglementés et varient en fonction de la nature des actes accomplis. Cependant, leurs services sont indispensables pour donner force exécutoire aux décisions de justice.

Sociétés de recouvrement

Les sociétés de recouvrement offrent une alternative efficace pour le recouvrement de créances, en particulier pour les montants moins importants ou lorsque les procédures judiciaires semblent disproportionnées.

• Fonctionnement : Ces sociétés prennent en charge la totalité du processus de recouvrement, depuis les relances amiables jusqu’aux démarches judiciaires. Elles disposent d’équipes expérimentées en négociation et en gestion des impayés.
• Avantages :
  • Expertise : Elles possèdent une connaissance approfondie des techniques de recouvrement et des lois en vigueur.
  • Gain de temps : En déléguant cette tâche à des experts, vous pouvez vous concentrer sur votre activité principale sans perdre de temps en démarches administratives.
  • Commission au résultat : Généralement, les sociétés de recouvrement se rémunèrent à la commission sur les sommes recouvrées, ce qui signifie qu’elles ne sont payées que si elles réussissent à récupérer l’argent dû.
• Inconvénients :
  • Coût : Les commissions peuvent varier entre 10 % et 30 % du montant recouvré, en fonction de la difficulté du dossier.
  • Image de l’entreprise : Faire appel à une société de recouvrement peut parfois être perçu négativement par le client, ce qui pourrait nuire à la relation commerciale future.

Gérer les impayés est une épreuve délicate pour les freelances et entrepreneurs indépendants. En adoptant des mesures préventives, en agissant rapidement dès les premiers retards de paiement et en faisant appel à des recours légaux lorsque nécessaire, il est possible de minimiser les risques et de protéger sa trésorerie. Les relances amiables et téléphoniques, la médiation, la mise en demeure, ainsi que les procédures d’injonction de payer et l’assignation en justice sont autant de stratégies efficaces pour recouvrer les créances impayées.

Cependant, même en prenant toutes ces précautions, le risque d’impayés demeure une réalité du travail indépendant. C’est dans ce contexte que le portage salarial peut représenter une alternative intéressante. Le portage salarial permet aux freelances de bénéficier des avantages du statut de salarié tout en conservant leur autonomie. En plus de la gestion administrative et comptable, les sociétés de portage salarial prennent en charge le recouvrement des créances, offrant ainsi une sécurité supplémentaire et permettant aux professionnels de se concentrer pleinement sur leur activité.